Mötas och samarbeta bättre på distans

Klicka här för att titta på webinaret.

Därför bjuder vi in till ett webinarium där jag delar med mig av erfarenheter och tips för bättre samarbete och möten på distans.

Peter Bjellerup

Efter femton år kastade Peter loss från IBM förra sommaren för att segla solo, men tillsammans med oss på HejEngagemang förstås. Större delen av tiden på IBM arbetade Peter som rådgivare och konsult inom distanssamarbete, världen runt.

Redan nu vill vi dela med oss av några allmänna tips för individer och team som plötsligt arbetar isär, fast fortfarande tillsammans:

> Enas i teamet om vilka verktyg ni ska använda. Det blir jättejobbigt annars att hålla reda på vem som skrev vad och var. Externa relationer är annorlunda. Där får man vara beredd på att anpassa sig. Många tjänster för distanssamarbete finns både i gratis- och betalversioner. Det vore ansvarslöst som företag att snåla och hänvisa hemskickade medarbetare att nöja sig med gratisversioner – med begränsad funktionalitet och även ofta med begränsad säkerhet.

Ni behöver åtminstone:

• Dokumentdelning – ofta med jättebra möjligheter att redigera online samtidigt eller att kommentera
• Chatt – grupp och en-till-en: för snabba puckar och ”spontansnack”
• Distansmöten – helst med video och möjlighet att visa sin skärm för övriga deltagare
• E-post har ni ju redan. Och om ni är som de flesta missbrukar ni den. Passa på tillfället att träna er i att använda rätt medium för olika typer av samarbete. Sluta ”svara till alla” – använd gruppchat istället. Sluta skicka bilagor som ofelbart leder till förvirring om vilken version som gäller och till att någon stackare behöver sammanställa alla möjliga människors åsikter. Dela dokument online, redigera online eller åtminstone kommentera online. Förresten, ge tusan i att redigera ett dokument lokalt medan andra redigerar det online. Bestäm i teamet: antingen online eller offline redigering.

> Håll kontakt via videomöten. Kanske gemensam distansfikapaus? Eller varför inte göra en distansversion av agil scrum? Börja morgonen med ett kort videomöte där alla i teamet berättar vad de ska arbeta med under dagen och vad de behöver för att kunna lyckas med det. Leveranser? Hjälp?

> Promenadmöten – per telefon. Det är lätt hänt att man rör sig alldeles för lite när man arbetar hemifrån. Gör lite hemmagympa! Ta en promenad! Kanske tillsammans med en kollega, fast per telefon. Kombinerat telefonmöte och promenad. Win-win!

> Dela upp större möten. Lägg in bensträckare, precis som ni skulle gjort i vanliga fall. Eller genom att dela upp deltagarna och ämnet i mindre gruppsessioner i separata möten som sedan återsamlas i ett större för avrapportering och summering.

> Dela upp gruppchattarna också. Gruppchattar kan lätt bli överväldigande och snåriga. Men det är lättare att hålla reda på olika chattar kring specifika ämnen (även om det är samma deltagare) än att hitta rätt i en jättestor chatt med många deltagare och massor av ämnen i en salig röra.

Håll koll på tekniken inför distansmöten:

• Se till att alla prylar har tillräckligt med batteri/ström. Dator, telefon, surfplatta, headset.
• Har du dem till hands när du behöver dem och är alla kopplingar ok? Slipp ”Vänta lite jag ska bara leta upp mitt headset”
• Det behövs tid även mellan distansmöten. Hitta länkar, installera plug-ins, ställa om huvudet, få tyst på familjen, fixa en kaffe, smita på toa.

Och… slutligen…kardinaltabben…

> Håll reda på din mikrofon! Stäng av den när du inte ska tala och kom ihåg att sätta på den igen när det är din tur.

Framgångstips för distansmöten

Ladda ner lathunden för telefonkonferenser här.

Ladda ner lathunden för videokonferenser här.

Ladda ner lathunden för webbmöten här.

Ladda ner lathunden för webinarier här.