Medarbetar-
kommunikation

Att enbart arbeta med information i en organisation leder dessvärre inte till någon förändring värd namnet, så är det idag oerhört viktigt att strategiskt planera för att vara en kommunikativ organisation. Ledarskap och medarbetarskap är kommunikation, med andra och dig själv. Hela tiden dessutom. Allt kommunicerar, till och med när du är tyst.

Den kommunikativa organisationen kännetecknas av fyra saker:

1. Ansvaret för kommunikationen är fullkomligt decentraliserat, ansvaret ligger hos alla.
2. Kommunikationen är styrkebaserad, belys det som är bra så kommer ni att upptäcka fler bra saker att belysa (som ett eget litet ekosystem).
3. Organisationen har lämnat envägskommunikationen bakom sig till förmån för att fokusera på att skapa gemenskap genom kontinuerliga dialoger. Man har satt ett tydligt och strategiskt skiljetecken mellan information och kommunikation.
4. Organisationen förstår värdet av att lyssna på medarbetarna. Konsten att lyssna är en långsiktig framgång och en viktig nyckel, det är ofta de som är närmast kunderna som vet om verksamheten strategiska inriktning bör förändras.

En ledares vardag består av till 90% att arbeta med kommunikation i olika former. Ledarna gör skillnad och är den viktigaste källan till påverkan av attityder och beteenden, det är just det chefen bör göra, uppmärksamma och fokusera på.

En bra kommunikativ ledare är en hejare på att:

• Coacha och ge medarbetare ansvar
• Vara närvarande, visa respekt och bry sig
• Hjälpa till att nå målen genom att tydligt och involverande visa riktning
• Översätta budskap och anpassa dem till de olika målgrupperna
• Tydliggöra förväntningar och följa upp sig själv och andra

En kommunikativ ledare engagerar medarbetare i dialog, ger och söker återkoppling, involverar medarbetare i beslutsfattandet och uppfattas som öppen och närvarande

De är medarbetarna som genom sin kommunikation är de som skapar organisationen. Dessutom förväntas i regel medarbetarna att ”leva varumärket” och på daglig basis infria de löften som organisationen ger.

Därför är det avgörande att våga tro att medarbetarna kan, vill och kommer att förvalta det ansvaret om det finns tydliga spelregler. Dags att släppa kontrollen och se till att bjuda in varenda kotte att vara en medskapare av kommunikationen, med andra ord. Medarbetarskapet är naturligtvis tätt sammankopplat med ledarskapet och dialogen där emellan – det är tillsammans i den dialogen som medarbetarkulturen sätts och definieras.

Utveckla det kommunikativa medarbetarskapet i din organisation

På en arbetsplats där medarbetarkulturen befolkas av dialog, mening, vänlighet, tydlighet, samarbete och stort ansvar kommer det skapas storheter.

I denna företagskultur skapas det en vi-känsla som bidrar till att organisationen känner att de tillsammans verkar för att uppnå målen. Som du vet är en av förutsättningarna för en organisations långsiktiga framgång att den har starka, lojala och goda intresserelationer.

Därför ger ett starkt och kommunikativt medarbetarskap goda möjligheter till att arbeta strategiskt med medarbetarkommunikationen i hela organisationen.

Börja med detta:

• Börja med att kroka arm med ledarskapet
• Hjälp medarbetarna i alla lägen att se sin roll i helheten
• Uppmuntra och gör det enkelt att söka information
• Ha högt i tak för att alla ska kunna få gehör för sina egna idéer
• Skapa en kultur där man alltid delar med sig av information, kunskap och lärande
• Håll möten där det är naturligt att bidra i dialogen
• Lyft, bekräfta och se kollegor och ledare
• Lyssna med intentionen att förstå kollegor och medarbetare

Viktigt att inte kommunicera för kommunikationens skull utan för att skapa mening för dem man kommunicerar med.

Genom att strategiskt planera sin medarbetarkommunikation finns det tydliga sätt att skapa värde. En värdefull kommunikation internt i företaget handlar ju inte om att sprida information som förväntas förstås och ageras på, utan det handlar om att leda medarbetarna till förståelse, dialog och lyssnande. Som i sin tur leder till aktivering. Det är i görandet det händer grejer!

Skapa trygghet och öka engagemanget genom din kommunikation

• Skapa tydliga och långsiktiga ramverk
• Säkerställa medarbetare som är med och skapar mening i dialog
• Arbeta med proaktiv kunskapsdelning och omvärldsanalys
• Skapa mindre abstrakt och mer konkret kommunikation
• Kommunicera både till individen och till gruppen
• Välja Göra före Höra – men när du lyssnar så lyssna med intentionen att förstå
• Blanda emotionella och intellektuella budskap
• Kommunicera relevanta, attraktiva och mätbara mål och aktiviteter
• Premiera och uppmärksamma slitet, inte bara resultatet

Ju högre mål vi sätter, desto mer tenderar ansträngningen att öka, vilket visas inom en rad olika områden. Sambandet mellan mål och prestation är som starkast när medarbetaren känner engagemang för aktiviteten och målet.

Strategiska kommunikationsmål delas upp i två delar

1. Kommunikationsmål kopplade till affärsmål

Kommunikationsavdelningens KPI’er ska vara rakt översatta från de övergripande målen för organisationen. På det sättet lyfter man medarbetarkommunikationens status. Det är värdefullt om all kommunikation internt driver affären framåt.

2. Kommunikationsmål kopplade till effekt

Den andra delen handlar om vilken effekt man vill att kommunikationen ska skapa internt i första hand och externt i andra hand. Effekten av ett inlägg på intranät, blir mer värt om medarbetare lockas att kommentera och reflektera över budskapet och kanske dela budskapet med någon annan, än om många enbart väljer att ’’gilla’’ inlägget.

Syftet med att skapa välfungerande och engagerande medarbetarkommunikation är att undvika förvirring och att skapa handlingskraft i allt som teamet ska uppnå i organisationen. Det kan handla om mål. Strategi, riktning, innovation, värdegrund, affärsidéer, mission och vision. Att tydliggöra avsikten med en planerad handling är grunden för allt kommunikationsarbete, det är då medskapande möjliggörs. Det är enklare att få kraft i handlingarna om kommunikationsstrukturen är på plats.

Frågor att ställa sig i arbetet med syftesdrivet kommunikationsarbete:

1. Vad ska ha hänt i organisationen när budskapet är kommunicerat och har satt sig?
2. Hur vet ni att syftet är uppnått?
3. Hur vet ni att ni uppnått nyttan med handlingen?

Var så kärnfull och tydlig som möjligt, involvera där det passar och behövs och kommunicera även när ni inte har facit. På så sätt kommer ni en bra bit på vägen.

Gemensamt i dessa organisationer är att det finns en stark medvetenhet om kommunikationens betydelse hos högsta ledningen, hos cheferna och HR. Det finns en samsyn om att detta är en av de frågor på agendan som alla ansvarar för tillsammans.

Kommunikationen ses som ett viktigt medel för att få till en väl fungerande verksamhet och för att nå målen. Det som är viktigt är att mäta engagemang och kundnöjdhet framåt. Det finns även en väl utvecklad ledningskommunikation och en strategi bakom kommunikationen.

Det är nyttigare att fokusera på det som fungerar än på det som inte fungerar. Beteenden som ägnas uppmärksamhet har en tendens att upprepa sig, bra va?

Några superenkla och jättesvåra framgångsfaktorer:

• Mer fokus på att besvara frågan om VARFÖR – VAD – VEM – HUR i alla budskap
• Alla bör känna till att det finns förväntningar på att alla ska bli mer kommunikativa
• Skapa en gemensam plan för att löpande utveckla den kommunikativa förmågan hos ledare och medarbetare
• Arbeta fokuserat med budskap kvartalsvis
• Arbeta med att skapa tydliga kommunikationskanaler som alla känner till och som fyller en medveten funktion
• Chefen betraktas som den viktigaste kommunikationskanalen och allt arbete med medarbetarkommunikationen syftar till att stödja chefens kommunikation.
• Arbeta aktivt för att ge en positiv feedback i vardagen och i förändringar.
• Driv kommunikationen med fokus på det som redan fungerar bra, lyft fram det och bekräfta det.

För att kommunikationen ska vara relevant och skapa värde ska den vara affärsdriven och fungera som en katalysator för att nå målen. Studera och analysera därför kommunikationen regelbundet för att se vilka delar som fungerar bra och vilka delar som behöver förbättras.

Sätt ett ramverk för medarbetarkommunikationen för att få bättre utväxling på kommunikationsinsatser och för att kunna planera organisationens kommunikation strategiskt. För att se mätbara och positiva effekter i affären behöver kommunikationen prioriteras och användas som strategiskt verktyg.

Medarbetarkommunikationen ska även organiseras utifrån medarbetarnas perspektiv, inte utifrån egna organisatoriska lösningar. Vid varje kommunikationstillfälle måste målgruppen (alltså vem som ska tillfredsställas) definieras. Prioritera målgrupperna utifrån de affärsmål ni har för tillfället, sätt poäng och visualisera för att sedan välja kanal och format för bästa effekt.

VARFÖR ska vi kommunicera det här?

VILKA kommer skapa effekten?

VAD har de för behov?

HUR ska vi tillfredsställa dem med våra budskap?

Det man inte får glömma är för att kommunikationen ska anses ha ’’ägt rum’’ räcker det inte med att budskapet tagits emot, det förutsätter också att det skett någon slags förändring, eller start av process, hos den mottagande deltagaren. Först då anses en gemensam, ’’Communis’’, delning har påbörjats. Många gånger är det för mycket fokus på ”mekaniska” kanaler i stället för på de personliga kanalerna, även om många digitala kanaler börjar få en hel del sociala funktioner.

Effekttrappan är ett sätt att enkelt visualisera vilken effekt olika format, kanaler och insatser får när ett budskap ska kommuniceras. Den hjälper till att förflytta medarbetarna framåt i kommunikationskanalen, från kunna till känna till vilja och till slutligen göra.