HejEngagemang logo

Förändringskommunikation – hur och varför?

I alla förändringsarbete är kommunikation en framgångsfaktor. Med hjälp av planerad medarbetarkommunikation kan du skapa förståelse, engagemang och vilja att bidra i förändringsarbetet.

Ett av de viktigaste verktygen du har för att lyckas med en förändring är kommunikation. Och då just kommunikation och inte information. Ordet kommunikation kommer ursprungligen från latinets ”communicare” – göra gemensamt. För att göra något gemensamt krävs hög grad av delaktighet och dialog.

För att vi ska vilja förändra vårt beteende är det viktigt att förstå VARFÖR jag ska göra annorlunda och att försöka vara tydlig med ”what’s in it for me”.

The power of Why

Min erfarenhet är att du nästan aldrig kan vara tillräckligt tydlig med varför förändringen ska göras och du kan aldrig upprepa det tillräckligt många gånger. För att få så många som möjligt att förstå och känna ett engagemang i förändringen krävs att du kommunicerar varför på olika sätt till olika personer och grupper inom organisationen både formellt och informellt. Att beskriva varför med både emotionella och rationella argument kan få olika personer att förstå förändringen.

 

Det är också viktigt att kommunicera vilka konsekvenserna är om ni inte gör förändring. Det kan ofta vara ett kraftfullt sätt att skapa förståelse till varför förändringen behöver genomföras.

 

Skapa delaktighet – skapa dialog

Du som förändringskommunikatör behöver skapa en vilja till att göra på ett nytt sätt. Ett bra sätt att tänka är att utgå från Effekttrappan:

Skapa kännedom förståelse och kunskap gör du med hjälp av tryckt information, information på intranätet och med e-post. Det lägger en bra grund för förändringsarbetet. De effekter du vill nå med din kommunikation är engagemang, ägandeskap och handling och då krävs någonting annat än information nämligen dialog. Det skapar du genom att bjuda in till möten och delaktighet. Eftersom du vill skapa handling och ett förändrat beteende med din kommunikation och ditt förändringsarbete behöver du lägga mest krut på det sistnämnda. Som i många sammanhang är 80/20 regeln bra även här. Dvs att 80% av kommunikationen ska sker genom samtal och dialog och 20% sker genom information.

80% av kommunikationen ska ske genom samtal och dialog och 20% sker genom information.

Cheferna är de viktigaste kommunikatörerna

Det är cheferna som finns närmast medarbetarna och en av dina uppgifter som förändringskommunikatör är att stärka cheferna i sin roll som kommunikatör och förändringsledare. Kom ihåg att även chefer är medarbetare och människor och behöver därför också förstå och ”köpa in” på förändringen för att vara duktiga kommunikatörer. Det viktigaste är att skapa en egen förståelse hos cheferna om varför och på vilket sätt förändringen ska ske.

 

När cheferna känner en trygghet i förändringen och har gjort den till ”sin” kommer de att kunna hantera dialog och samtal från medarbetarna på ett bra sätt. Att cheferna bjuder in till och uppmuntrar dialog och finns närvarande i fikasnacket för att skapa delaktighet är avgörande för ett framgångsrikt förändringsarbete.

Tips för en lyckad förändringskommunikation

  1. Planera och formulera mål för förändringskommunikationen

  2. Gör en bra målgruppsanalys – vilka berörs? Vilka med och motkrafter finns? Vilka budskap till vilka grupper?

  3. Kommunicera varför förändringen behövs

  4. Fokusera på samtal och dialog för att skapa handling och ägandeskap

  5. Cheferna är dina viktigaste kommunikatörer – gör de trygga i förändringen och säkerställ att de gjort förändringen till ”sin”.

  6. Upprepning är hågkomstens moder – du kan behöva upprepa samma saker massor av gånger. När du själv tycker att det börjar bli tjatigt – det är ofta först då som budskapen börjar gå fram.

Dela gärna artikeln!

Jag godkänner att min e-postadress sparas enligt HejEngagemangs villkor