Konsten att ge konstruktiv feedback

Feedback är ett av de viktigaste verktygen vi har för att stötta våra medmänniskor och skapa förutsättningar för engagemang och utveckling. Styrkan i feedbacken har vi vår hjärna att tacka för. Den är enormt kraftfull när det handlar om personlig utvärdering. Negativ återkoppling och negativa tankar tenderar att fastna som klister i hjärnan, medan positiv återkoppling och positiva tankar rinner av som om hjärncellerna vore gjorda av teflon. Det är så den alltid har fungerat för att säkerställa vår överlevnad. På savannen var det ingen människa som klarade sig själv. Vi behövde tillhöra en flock för att överleva och känslan av tillhörighet är därför en av människans starkaste drivkrafter än idag.

Skapa en kultur av kontinuerlig återkoppling och feedback

Vänj dina medarbetare vid att du ofta ger dem både beröm och kritik, så att de förstår att du vill ge dem möjligheter att utvecklas. På grund av förhållandet klister/teflon behöver vi ge positiv feedback åtminstone fem till sju gånger oftare än negativ. Och det är viktigt att väva in återkoppling i det dagliga arbetet. För tänk om man inte får någon feedback alls, då vet man inte om man gör rätt saker och man blir dessutom osäker på om det man gör på dagarna uppfattas som bra eller dåligt. Det om något kan hjärnan lätt ta fasta på och skapa negativa spekulationer om verkligheten i form av oro och ältande.

Tydlighet är därför viktigt. Man kan befinna sig i en arbetsmiljö där man gärna uppmuntrar varandra och är generös med positiv feedback. Men ofta stannar det vid ”Bra jobbat” eller ”Du är grym ju” och då blir det mer en jargong där den positiva innebörden inte fastnar (på grund av teflonet) och till slut betyder det ingenting. Det är därför viktigt att man återkopplar och följer upp på ett beteende. De beteenden man ger positiv feedback på är de beteenden man får se mer av. Det kallas för positiv förstärkning. Men ibland behöver man diskutera ett misslyckande eller ett tråkigt beteende man absolut inte vill främja inom organisationen och då behöver man använda konstruktiv feedback istället. Och det kan bli lite mer utmanande för den som ska återkoppla.

Varför det är så svårt med konstruktiv feedback

Hela tanken med återkoppling är ju att medarbetaren ska gå stärkt ur en feedbacksituation – det handlar inte bara om att förstå vad som blivit fel och varför, det måste också vara tydligt vad som ska göras härnäst. Som chef kan man oroa sig för hur medarbetaren kommer att reagera när man ger konstruktiv feedback – man vill ju inte såra personen och man vill inte bli ’the bad guy’ som ingen gillar. Alla vill bli omtyckta av andra, det ligger i vår natur – även i chefens. Därför är det viktigt att vara väl förberedd. Att ge feedback handlar ju om att bry sig.

Det kan hjälpa om man är riktigt frikostig med att se, bekräfta, och visa uppskattning i vardagen, för då blir det lättare att ge återkoppling när det är någonting som inte funkar. Då har man byggt en stabil grund med trygghet i relationen vilket gör att det ofta känns lättare att ge konstruktiv feedback. Att feedbacken är konstruktiv betyder att återkopplingen har som syfte att stärka ett beteende eller leda till utveckling. Men för att feedbacken verkligen ska leda till utveckling, behöver vi vara noga med hur vi gör. Med de rätta verktygen kommer de här samtalen bli intressanta och uppbyggande istället för ångestfyllda och nedbrytande.

Se upp för klassiska fallgropar

• Enkelriktad feedback, när man inte lyssnar
• Otydlig och ej genomtänkt feedback som ges vid fel tillfälle
• Feedback som inte ger möjlighet till förändring
• När man missar att skilja på beteende och person
• Feedback som är anklagande och befallande där man använder fel tonläge
• När negativ feedback inte vägs upp med positiv
• Feedback som inte är empatisk
• Vid korrigerande feedback är det extra viktigt med timingen – ge inte den typen av feedback i slutet av dagen eller en fredag eftermiddag…

Så leder feedback till utveckling istället för inveckling

Om det enbart är positiv och lite snabb feedback du vill ge, så gör det så snart som möjligt – helst i den givna situationen. Är det blandad feedback där du även vill diskutera förbättringsförslag, är det bra att ha samtalet mer planerat och enskilt. Face to face är att föredra eftersom det skrivna ordet ofta har tendens att misstolkas. Om det är positiv feedback kan man gärna ta det i grupp!

Eftersom syftet med återkopplingen är att medarbetaren ska få insikter för att kunna utvecklas är det bättre att inleda samtalet med den positiva återkopplingen, och sen balansera samtalet med feedback på områden där du ser att medarbetaren behöver justera sitt beteende. Det gäller att du samtidigt som du ger konkreta exempel på beteenden som du anser att medarbetaren bör justera, även uttrycker beteenden som har gett positiva effekter i en samma situation. ’Two Stars and a Wish’ är en enkel tumregel som är lätt att komma ihåg; förmedla två bra saker och en önskan vid samma tillfälle.

Grundregeln är att du ska lämna konkret feedback på saker som personen har möjlighet att förändra. Du ska också kunna förklara varför det är viktigt för dig och det är också viktigt att en feedbacksituation innehåller lösningsförslag.

Upplägg för ett bra feedbacksamtal

1. Använd jag-form när du talar

”Jag har sett…” eller ”Jag upplever att…” – då är risken mindre att det upplevs som ett personligt påhopp.

2. Jaget följs med personens beteende

”Jag har sett att du kommer in lite sent på morgnarna” – istället för ”Du kommer in sent varje morgon”

3. Bekräfta den positiva intentionen

Det visar att du förstår att personen egentligen vill väl. Det skapar en trygg grund i konversationen och du visar att du vill väl med återkopplingen. ”Du är bra på att sprida positiv energi med din entré” – istället för ”Det är kl 10.00 som vi öppnar butiken”.

4. Berätta om din känsla/upplevelse

”Jag upplever att det blir stimmigt och ofokuserat på morgonen och jag ser att även Calle och Fatima har börjat komma in sent ibland”

5. Kom med önskemål och konkreta förslag

Ställ inte krav eller uttryck påståenden som upplevs som en order, utan formulera en fråga om ett önskemål du har. ”Vad tror du om att vi hjälps åt och har någon form av avstämningsmöte kl 9.50 så vi kan börja dagen på ett mer fokuserat sätt?”

6. Känn av vad du får för respons och för dialogen vidare

Ge alltid medarbetare utrymme att förklara sitt perspektiv och hur de ser på situationen. Om du som chef får förståelse för hur dina medarbetare tänker skapar det en mer effektiv feedback.

7. Snabb feedback

Om du behöver ge snabb feedback i den specifika situationen, tänk på att använda stegen 1, 4 och 5: ”Jag ser att… och upplever att… Skulle vi kunna göra så här?”

8. Följ upp feedbacken

Följ upp feedbacken längre fram och visa att du bryr dig om medarbetarens utveckling

Utvärdera ditt sätt att ge den konstruktiva feedbacken och vad du fick för respons. Se och lär av andra när de ger feedback. Var uppmärksam på hur du själv tar emot feedback. Går du i försvar? Eller lyckas du med att lyssna in och leta efter den goda intentionen som ligger bakom återkopplingen då får?