Lyckas med ert förändringsarbete

Vi människor påverkas väldigt mycket av människor, strukturer och beteenden när det kommer till vad vi väljer att lägga vår värdefulla tid på under våra arbetsdagar. Ju mer vi uppmuntras för någonting, upplever att det skapar värde och att vi hela tiden tar små steg i rätt riktning desto mer motiverade kommer vi att vara att utföra just de arbetsuppgifterna.

Så motivation för något är en konsekvens av något och det är det där ”något” vi väldigt kort ska utforska i denna artikel.

Ledning och chefer kommer att spela en totalt avgörande roll i förändringsarbetets framgång – men då behöver de också gå från att vara passiva budskapsbärare till aktiva fanbärare av förändringen de vill se.

Vi överskattar kunskap och underskattar tydlighet och feedback

Vi har en övertro på att kunskap och dess påverkan på beteenden, ju mer vi informerar och utbildar desto mer kommer människorna i organisation ställa sig i raka led och marschera helt i takt med budskapen som hamrats in via möten, intranät och annan information.

Men vi människor fungerar inte riktigt så, utan ny kunskap kan vara ett startskott på något men det som får oss att fortsätta att göra på det där nya sättet är vad vi upplever när vi väl gör det där nya. Och då är vi inne och nosar på det där ”något”.

Upplever jag att:

• jag varit involverad i det nya? Ju mer jag är involverad ju mer kommer jag att äga och värna om att vi lyckas med det nya.
• någon ser mig när jag gör det där nya?
• någon bekräftar och uppmuntrar mig?
• någon följer upp och återkopplar mig?
• det nya skapar ett värde för någon?
• Någon tillrättavisar/ifrågasätter mig om jag inte gör vad vi kommit överens om?

Ju mer vi upplever av ovanstående desto mer kommer vi människor att vara med på förändringståget. Men för att få med alla på tåget måste ledning och chefer agera på ett sätt som skapar motivation och vilja för att förändra arbetssätt och prioriteringar. Hela bunten behöver bli fanbärare för förändringen de vill se, allt från högsta ledning till teamchefen allra längst ut i linjen.

Lite att tänka och agera på när det gäller att gå från budskapsbärare till fanbärare:

Se över era styrsignaler

De styrsignaler (målbilder, prioriteringar, vad som uppmuntras, följs upp, återkopplas och ges konsekvenser på) ni skickar ut från ledningsgruppen via chefer ut i organisationen, kommer de främja eller hämma förändringen ni vill se? Klassikern är att snacka vitt och brett om den nya strategin men fortsätta ha ett enögt fokus på den kortsiktiga lönsamheten. Åt vilket håll kommer chefernas och medarbetarnas beteenden gå då?

Rusta organisationen

Kratta i manegen, se till att er organisation rustas för det nya på riktigt. Både i form av resurser, mandat, material, kunskap och verktyg.

Bryt ner till delmål

Ni som är chefer behöver leda förändringen i konkret handling. Du behöver samla dina medarbetare och ha en dialog kring det nya och enas om vad ni ska göra annorlunda framåt. Det vill säga att bryta ner det ni vill uppnå till konkreta delmål och aktiviteter, både för team och individ. Att tydliggöra både önskvärda resultat, aktiviteter och prestationer. Ta gärna hjälp av Effektrappan nedan när du planerar ditt arbete.

Följ upp processen

Skapa en struktur för att kontinuerligt följa upp processen i första hand och resultatet i andra, det vill säga ”gör vi det vi har bestämt oss för att göra”. Så sluta att enkom hänga er fast vid siffror ni kan dra ur ett system och se till att krydda uppföljningen med fokus på själva processen som ni bestämt är vägen framåt. Allt behöver inte vara mätbart, utan det räcker gott med att det är uppföljningsbart.

Följ upp och återkoppla regelbundet

Bra frågor att ställa sig vid uppföljningen och återkopplingen:
Vad sa vi att vi skulle göra? Vad har gått bra? Varför det? Vad har gått mindre bra och vad ska vi göra åt det?

Avslutningsvis

Och sist men inte minst, alla ni i ledningsgrupper se till att ni med samma motivation och energi som ni tar er an nya saker som ska stärka er produktivitet, konkurrensförmåga och innovation också ser till att era fattade beslut faktiskt både blir genomförda och uppnår den önskvärda effekten.