Bygg starka och trygga team på distans

Att ha tydliga strukturer och processer för kommunikation och återkoppling handlar dels om de praktiska digitala lösningarna, men också om planering och prioritering. Detta för att säkerställa att man fortfarande är närvarande och tillgänglig för sina medarbetare trots att man inte alltid träffas fysiskt om dagarna. Att dessutom hitta effektiva strukturer och processer som också fungerar är otroligt viktigt så man inte upplever att det digitala ledarskapet tar mer tid i anspråk än det fysiska.

Tänk på att de grundläggande arbetsuppgifterna för en ledare fortfarande handlar om att just leda. Det vill säga att stötta, visa omtanke och tillit, och förmedla en tydlig riktning. Och att det i sin tur fortfarande är en förutsättning för att medarbetarna ska kunna prestera och må bra på jobbet! Oavsett om man träffas fysiskt eller digitalt. Här har jag samlat några tips som du som ledare kan ta med dig i din vardag – allt för att kunna bygga starka och trygga team på distans.

Tips för att bygga starka och trygga team på distans

1. Använd de ledarskapsförmågor du redan har

Att leda på distans kräver samma förmågor och kunskaper som det fysiska ledarskapet. Det vill säga fortsätt med att sätta tydliga individuella mål med en gemensam och meningsfull riktning för gruppen, fortsätt att följa upp regelbundet och stötta där det behövs. Men se också till att kommunikationen gör att det upplevs som tydligt för alla parter.

2. Förtydliga – och överdriv gärna

Räta kontinuerligt och uthålligt ut eventuella frågetecken gällande mål, strategi och prioriteringar. Vad gäller nu? Hur påverkar det oss? Hur påverkar det mig, mitt arbete och mina prioriteringar? Se till att du tillsammans med medarbetarna tydliggör vad som förväntas kring vad de ska uppnå (mål) och göra (delmål, aktiviteter och beteenden) för att ni ska nå dit ni har sagt att ni är på väg.

3. Tips för strukturerad uppföljning

Kontinuerlig uppmuntran, uppföljning och återkoppling ger en enorm effekt på ditt teams arbetsprestationer. Ha därför en kontinuerlig uppföljning kring hur det går för er. Använd gärna uppföljningsmetodiken i AAR (After Action Review) som genom forskning har visat stor effekt på prestationerna eftersom det blir tydligt om ni gör rätt saker om dagarna och om ni gör dem på rätt sätt. Tänk på att resultatet är en konsekvens av allt ert slit, så se till att också fira slitet!

4. Se till att du är närvarande och tillgänglig

Boka in veckomöten för gruppen och regelbundna individuella avstämningar. Ha en tydlig struktur under dessa möten och avstämningar, där du som ledare checkar in på både hur det går och hur man mår. Använd enkla medel för att checka in på daglig basis och visa att du finns där och att du bryr dig om dina medarbetare på riktigt. Kom ihåg att telefonen är oerhört användbar än idag även om den kan anses vara omodern i allt detta moderna. Dina medarbetare är faktiskt bara några knapptryck bort!

5. Bygg det trygga teamet

Distansarbetet innebär att det är viktigare än någonsin att man verkligen lär känna varandra i sitt team på riktigt, eftersom det skapar bättre förutsättningar i de digitala mötena, som annars kan innebära en del utmaningar både när det gäller den psykologiska tryggheten och samspelet i gruppen. Boka in möten där ni träffas fysiskt och gör någonting meningsfullt tillsammans, där du som ledare har en agenda och skapar tid för reflektion och utveckling.

6. Ta ansvar för hur det fungerar i era digitala träffar

Det är ditt yttersta ansvar som ledare att se till att alla i teamet kommer till tals och att alla visar respekt och lyssnar på varandra – precis så som det ska vara i de fysiska mötena vi har. Behöver ni skapa spelregler i era digitala möten, så samtala kring det och kom överens om vilka beteenden ni vill, och inte vill se.

7. Var extra noga med att förstå dina medarbetares vardag

Det är också viktigt att man som ledare tar sitt ansvar som just ledare och erbjuder stöttning i struktur och prioritering i medarbetarens arbetsvardag. Detta genom att förtydliga mål och förväntningar. Och följa upp på dessa. Men också att verkligen lyssna in på hur de mår och hur det går. Det är en utmaning att bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete när man inte vet hur arbetsmiljön ser ut för sina medarbetare. Var därför extra lyhörd och uppmuntra till öppna och ärliga samtal kring detta.

8. Be om kontinuerlig feedback

Du hoppas och vill tro att det du gör är rätt i ditt ledarskap och att det får den effekten du vill ha. Men för att verkligen vara säker på det så behöver du stämma av med ditt team hur de upplever ditt ledarskap på distans. Tänk på att olika medarbetare har olika behov och det är viktigt att ni samtalar om hur det hela fungerar.

9. Skapa en konkret handlingsplan för att få till förändrade beteenden

Det avslutande (och kanske det viktigaste) tipset! Om man inte gör någonting annorlunda så kommer ingenting heller att förändras. Och det räcker inte med att veta vad man ska göra för att få det att hända, tyvärr. Så sätt dig nu ner och gör en konkret handlingsplan kring vad du i dina beteenden och aktiviteter gentemot dina medarbetare faktiskt ska förstärka. Vad ska du börja göra för att skapa ännu bättre förutsättningar för engagemang, välmående och prestation i din organisation? Och hur ska du få det att hända?