Din viktigaste kommunikationskanal jobbar redan hos dig

När organisationer pratar om kommunikation handlar det ofta om kanaler. Intranätet ska utvecklas. Nyhetsbreven ska bli tydligare. Presentationer och budskap ska paketeras bättre. Kommunikationsavdelningen får i uppdrag att säkerställa att rätt information når rätt målgrupper. Uppdraget är inte sällan väldigt publicistisk.

Allt detta är viktigt. Men ibland riskerar vi att missa något mer grundläggande i arbetet med medarbetarkommunikation. Den viktigaste kommunikationskanalen i organisationen är nämligen oftast inte med i kanalstrategierna. Den består av organisationens egna människor, eftersom de är just människor som befolkar organisationerna.

För den mesta medarbetarkommunikationen sker inte i formella kanaler. Den sker i möten mellan människor. I samtal mellan kollegor, i diskussioner i projektgrupper och i hur människor hjälper varandra att förstå beslut och förändringar. Det är där organisationen faktiskt blir till. Det är därför många kommunikationsforskare är helt enliga kring att utan den interna kommunikationen kan inte organisationerna ens existera.

Organisationer formas i samtal

Ett sätt att förstå organisationer är att se dem som nätverk av samtal och dialoger. I dessa samtal tolkar människor beslut, delar erfarenheter och försöker tillsammans förstå vad som är viktigt och vart organisationen är på väg. När medarbetarkommunikationen fungerar väl skapas tydlighet och mening. Människor förstår hur deras arbete hänger ihop med helheten och hur de själva kan bidra.

När kommunikationen däremot brister uppstår ofta något annat. Osäkerhet sprids, rykten tar fart och olika tolkningar av samma beslut växer fram.

Det betyder att medarbetarkommunikation aldrig enbart kan vara en fråga för kommunikationsavdelningen. Den formas i hög grad i vardagens dialog mellan människor. Det är även av den anledningen jag tycker att begreppet Interkommunikation inte längre känns helt relevant, den signalerar VAR kommunikationen äger rum men inte mellan VEM.

Medarbetarna är kärnan i medarbetarkommunikationen

I varje organisation finns en kraft som ofta underskattas. Medarbetare kommunicerar nämligen om sin arbetsplats varje dag. De gör det i möten med kunder och samarbetspartners. De gör det i samtal med kollegor. Och de gör det i dialog med människor utanför organisationen och hemma runt matbordet. På så sätt blir medarbetare organisationens viktigaste kommunikatörer.

När människor känner stolthet över sitt arbete och förstår organisationens riktning blir kommunikationen både tydligare och mer trovärdig. Människor pratar om sin arbetsplats på ett sätt som ingen kampanj eller strategi riktigt kan ersätta. När kommunikationen driver affären och verksamheten framför sig är den som mest kraftfull. Det är detta som ibland beskrivs som det kommunikativa medarbetarskapet. En kultur där medarbetare inte bara ansvarar för sina arbetsuppgifter utan också bidrar till organisationens gemensamma förståelse och riktning. Den kommunikativa organisationen, helt enkelt.

Trovärdig medarbetarkommunikation börjar inifrån

I en tid där information sprids snabbt och transparensen ökar blir trovärdighet allt viktigare. Jag ser mer och mer att människor litar mer på vad medarbetarna säger om en organisation än på vad organisationen säger om sig själv. Detta gör medarbetarkommunikationen central. Den handlar inte bara om att sprida informationen utan om att kommunicera strategiskt och konsekvent för att på så sätt skapa förståelse, mening och delaktighet i organisationens uppdrag.

När människor känner sig delaktiga, inkluderade och lyssnade på ökar också sannolikheten att de själva blir bärare av organisationens berättelse. Inte bara budbärare utan fanbärare. Inte för att de måste. Utan för att de vill.

Ledarskapets roll i medarbetarkommunikationen

Ledarskap spelar en avgörande roll i hur medarbetarkommunikationen fungerar i organisationer. Ledare är ofta de viktigaste översättarna av organisationens riktning, och en av de kanalerna som borde prioriteras internt. De hjälper människor att förstå varför beslut fattas och hur förändringar påverkar vardagen.

När ledare skapar utrymme för dialog och frågor stärks också känslan av delaktighet. Människor får möjlighet att tolka och förstå förändringar tillsammans. Kanske får de även vara med att ta fram målen – det är mumma för vilken organisation som helst! Det är i dessa samtal mycket av organisationens mening skapas.

Från informationsspridning till kommunikation & dialog

Många organisationer arbetar fortfarande främst med informationsspridning, dessvärre. Inte för att de är illvilliga utan för att de inte riktigt förstår skillnaden mellan information och kommunikation samt att de har helt olika effekter.  Budskap formuleras centralt och skickas ut i organisationen, utan att ta hänsyn var medarbetarna befinner sig på den kommunikativa resan. Men medarbetarkommunikation fungerar sällan på det sättet.

Människor behöver få möjlighet att ställa frågor, diskutera och tolka budskap tillsammans. Det är först då kommunikationen får verklig betydelse i vardagen. Dialogen är därför inte bara ett komplement till informationen. Den är ofta själva nyckeln till att medarbetarkommunikationen ska fungera.

Employee voice – när medarbetare vågar bidra med sina perspektiv

Forskaren James R. Detert har i flera studier undersökt varför medarbetare ibland väljer att inte säga vad de tänker, trots att de sitter på viktiga perspektiv. Hans forskning visar att människor ofta bär på så kallade tysta regler i organisationer. Det är informella antaganden om när det är tryggt att säga något och när det kan uppfattas som riskfyllt.

Exempel på sådana regler kan vara:

• utmana inte chefer offentligt
• lyft inte problem utan lösningar
• säg inte sådant som kan skapa konflikt

När dessa normer blir starka kan organisationer utveckla det som kallas employee silence, där viktiga perspektiv aldrig riktigt når fram. Det motsatta fenomenet kallas employee voice. Det handlar om miljöer där människor upplever att deras tankar och erfarenheter är välkomna och värdefulla.

Forskningen visar att organisationer där medarbetare vågar bidra med sina perspektiv ofta får:

• bättre beslut
• snabbare lärande
• högre engagemang

I praktiken handlar det alltså inte bara om att människor får information. Det handlar om att de får möjlighet att vara en del av samtalet.