Kommunikation för effektiva och effektfulla team

Skillnad på kommunikation och information

Information är i många fall en snabb och ”enkel” väg. Budskap skickas ut genom envägskommunikation och förväntas att ”förstås av alla”. När vi istället ägnar oss åt kommunikation (som ordagrant betyder ”att göra gemensam” från latinets communis) så ökar sannolikheten att våra budskap, på riktigt, når fram till mottagarna. Vi uppmuntrar dig därför att fokusera på kommunikation istället för information. En av nycklarna för effektiv teamkommunikation är att gå från att informera till någon till att kommunicera med någon.

Kommunikation och psykologisk trygghet

En trend vi ser just nu är att psykologisk trygghet är otroligt populärt att prata om. Enligt Googles stora program Aristoteles är psykologisk trygghet en av de tre viktigaste faktorerna för att skapa ett effektivt team (tillsammans med tillit och omtanke) för att det bidrar till ett öppnare och vänligare samtalsklimat.

Några av de viktigaste effekterna av psykologisk trygghet är att skapa en miljö där teammedlemmarna vågar var sig själva, känner sig bekväma att dela idéer och åsikter och att man vågar ta risker utan rädsla för negativa konsekvenser. Mycket av detta är ju alltså ett resultat av hur vi väljer att kommunicera med varandra.

Fokusera på grundproblematiken

Skillnaden på att vara en grupp av människor som arbetar för samma organisation med en förhoppning om att nå de övergripande målen och att vara ett effektfullt team är enorm.

Vi på HejEngagemang får ofta förfrågningar gällande att stötta ett team med att bli mer effektiva. Det i sig är en intressant frågeställning, men vår följdfråga blir oftast om det verkligen är önskad effektivitet man är ute efter. Eller om det snarare handlar om att öka effekthemtagningen? Vad vi menar med det är att effektivitet så klart är bra, men oftast är det faktiskt någonting annat man är ute efter så som att säkerställa att vi är rätt personer i teamet, som gör rätt saker, på rätt sätt för att öka sannolikheten att nå våra övergripande och gemensamma målsättningar.

I en tidigare artikel, skriven av min kollega Johan Book tar han upp att anledningen till samarbetssvårigheterna (symptomen) i ett team ofta har att göra med ett par saker (grundproblematik):

• Otydlig gemensam målbild
• Brist på kontinuerlig uppmuntran, uppföljning och återkoppling
• Otydliga ansvarsområden och roller
• Brist på stöd och omtanke
• Brist på synliggörande av framsteg i vårt arbete för att nå våra mål (målprogress) – denna punkt är tillagd av mig i denna artikel

Min tanke kring detta är att ett ökat fokus på hur vi kommunicerar med varandra är en stor bidragande faktor till att lösa grundproblematiken som är listad ovan.

Tips på förhållningssätt, verktyg och fokusområden gällande hur vi kommunicerar

Avslutningsvis har vi gett oss på ett försök att sammanfatta tips på vägen för hur vi kommunicerar med varandra.

Lyssna med intentionen att förstå, inte att förklara och tillrättavisa

Det är här vi övar oss i att olika människor har olika erfarenheter, perspektiv och kunskap i olika frågor. Allas åsikt räknas och även ett mindre bidrag kan vara nyckeln till nästa steg i vårt gemensamma arbete. Detta är inte enkelt och det kräver övning, men jag vågar påstå att det är en av huvudnycklarna för att inte alltid samma person/-er alltid är de som pratar när vi samlar vårt team.

Använd en struktur för att få fram allas åsikter i en specifik fråga

En av våra favoriter här är en metod som kallas för Tänk – Skriv – Dela och den görs alltså genom att problemet eller frågan vi ska lösa presenteras. Därefter tar man ett par minuter där alla tillåts tänka och skriva ned sina tankar och åsikter i frågan. Nästa steg är att mötesledaren bjuder in person efter person att presentera det man har skrivit. På så vis blir vi inte färgade av varandra lika enkelt (så länge vi vågar stå fast vid det vi har tänkt och skrivit).

Omfamna all feedback med ”kärlek”

Detta handlar om vilket förhållningssätt jag väljer att ha när jag ger och får feedback. All feedback är inte den vi vill höra just där och då. Vår erfarenhet säger oss dock att team som har förhållningssättet att i detta team vill vi varandra väl och även om jag inte är världsmästare i att ge och ta feedback är vi villiga att försöka hjälpa varandra som individer och team att växa genom feedback.

Gör ”halvtidsavstämning” i era möten gällande hur er kommunikation fungerar

Ett annat tips är att införa en struktur som betyder att ni efter halva mötet gör en halvhalt, stannar upp och utvärderar kort hur kommunikationen i mötet fungerar för att ta er mot det/de mål ni har med mötet. Detta är ett enkelt och utmärkt sätt öva oss på feedback samt att skapa kontinuerligt lärande, uppmuntran och återkoppling på hur vi beter oss med varandra i möten.

Välj vad ni gör i vilken kommunikationskanal

Många är idag de hjälpmedel som finns tillgängliga för kommunikation. På gott och på ont. Fysiska möten, digitala möten, mail, telefon, mail, chattverktyg, intranät osv. För att ni inte ska gå vilse i denna djungel är det också vår rekommendation att ni gör en inventering av vilka kommunikationskanaler ni vill och ska använda till vad. Sätt gärna upp regler och ramar för hur ni ska kommuniceraText med varandra i dessa olika kanaler.

Kommunicera med omtanke och empati

Sist men inte minst, kom ihåg att vara omtänksamma, vänliga, empatiska när ni kommunicerar med varandra. Det hjälper både till med att skapa en trevligare arbetsmiljö, ökat välmående, djupare relationer och mer hållbara prestationer och resultat.

Lycka till!

/Niklas