Människa, teknik och organisation

MTO står för Människa, Teknik och Organisation – och poängen är enkel men kraftfull. Alla tre områdena hänger ihop och om vi vill få framgång i våra utvecklingsinsatser bör vi ta hänsyn och agera på alla tre, inte bara ett eller två. Om du bara ändrar i en del utan att justera de andra, är risken stor att du stöter på motstånd, förändringen går trögt, engagemanget sinar eller att effekthemtagningen inte blev som ni önskade.

Tre frågeställningar att ställa sig INNAN det är dags att sätta igång något förändringsarbete:

• Vad behöver människorna som ska leva förändringen för att känna sig inkluderade, trygga och engagerade?
• Hur ska tekniken stödja de nya arbetssätten, inte bromsa dem?
• Hur behöver organisationen justeras, i roller, struktur eller kultur för att det hela ska fungera?

Människa, det handlar i första hand om oss

Här handlar det om oss, vi som ska göra jobbet. Våra kompetenser, vår motivation och vår arbetsmiljö, kommer den att främja att vi lyckas med det vi tagit oss för eller hämma det?

Föreställ dig att din organisation inför ett nytt digitalt projektverktyg. Det är smart, effektivt och integrerat. Men era medarbetare har inte fått någon utbildning eller än värre, inte förstått vilken nytta verktyget kan göra för dem. Vissa tycker kanske att det känns krångligt. Andra är oroliga för att inte hänga med. Resultat? Verktyget används knappt, eller på fel sätt.

Främsta insikten?

Den främsta insikten kring ett sådant tydligt exempel är att utan att vi får människorna med på resan, både vad det gäller viljan att använda verktyget och att de kan använda verktyget så kommer det bli jäkligt svårt att krama ur den där härliga effekten vi vill åt. Utan det ena fungerar nämligen inte det andra.

Teknik, tänk vad rätt teknik kan hjälpa och stötta oss

Rätt teknik med rätt användande är en fantastisk möjliggörare för oss och våra organisationer. Digitala system, maskiner, arbetsverktyg som ska stödja oss i jakten på högre effektivitet, kvalitet och måluppfyllelse. Inte bromsa upp oss.

Tänk dig att ni har ett team som strävar efter nya, gränsöverskridande och moderna samarbetsformer. Men deras befintliga tekniska lösning för samarbete och informationsdelning är segt, svårnavigerat och uppdelat i silos. Kommunikationen och samarbetet faller därmed mellan stolarna.

Främsta insikten?

Vad blir insikten kring det då? Jo, att utan rätt tekniskt stöd kan inte nya arbetssätt blomma upp och bidra till bättre samarbeten. Om inte tekniken stöttar det vi vill lyckas med så kommer det att vara en effektiv broms för både utveckling och motivation. Och det var ju inte det ni ville åt, eller hur?

Organisation, hur arbetet är organiserat?

Organisationen är ramen för vårt arbete – strukturer, hierarkier, ekonomistyrning, kultur, ledarskap och beslutsvägar. Man säger ofta att ekonomistyrningen är det som påverkar vår kultur allra mest, det vill säga om det enda vi uppmuntrar, följer upp och ger konsekvenser på är den kortsiktiga lönsamheten eller produktiviteten. Ja, då kommer vi människor och både vår tid och våra beteenden springa åt det hållet.

Våra hjärnor älskar nämligen kortsiktiga belöningar. Då är också sannolikheten låg att vi väljer att lägga vår tid och beteenden på att utveckla samarbete, ledarskap, medarbetarskap, nya arbetssätt osv.

Våra hjärnor har svårt för fluffiga målbilder och ett arbete som inte ger samma tydliga kortsiktiga belöningar som ett stort fokus på den ekonomiska styrningen gör. Så då måste vi se till att de styrsignaler vi skickar ut och uppmuntrar, följer upp och återkopplar också främjar det vi vill uppnå i jakten på högre lönsamhet/produktivitet.

Som att byta däck på cykeln medan du cyklar?

Du kanske arbetar i en organisation som vill öka innovationstakten för att möta en föränderlig marknad eller ökade krav på effektivitet. Ni är ett helt gäng härliga och motiverade människor som har en hel arsenal av smarta metoder för idéarbete. Men kulturen säger att ”vi gör som vi alltid har gjort”, beslut om idéernas vara eller icke vara måste gå via tre chefsled och det enda man tjatar om är den kortsiktiga lönsamheten och produktiviteten.

Som att försöka byta däck på cykeln medan man cyklar, inte helt lätt. Resultatet? Idéerna fastnar innan de hinner testas och motivationen för innovation hinner ta slut innan du hunnit säga ”kvartalsekonomi”.

Främsta insikten?

Insikten här då? Utan en stödjande organisation i form av kultur, styrsignaler, prioriteringar så får människor och teknik inte rätt spelplan för att kunna bli långsiktigt framgångsrika. Som sagt, utan det ena fungerar inte det andra.

Hur ska vi tänka då?

Tänk på MTO som en pall med tre ben. Om ett ben saknas eller är vingligt, välter hela pallen till slut – oavsett hur starka de andra benen är.

Så nästa gång ni står inför en förändring, fråga inte bara “vad ska vi göra och uppnå?” utan också “hur påverkar det människorna, tekniken och organisationen – och hur ser vi till att alla tre hänger ihop?”

För utan det ena fungerar inte det andra. Och det är just i helheten som framgången bor.