Arbetsbelastning påverkar engagemanget

Allt fler upplever en ökad stress och arbetsbelastning

Anledningen att vi ville skriva av oss i denna fråga är för att vi upplever att många av de människor vi möter i våra olika uppdrag just nu säger att de upplever en ökad stress och arbetsbelastning. Varför det är så är vi inte helt på det klara med, men en del insikter har vi kring att det handlar om en mix av pandemins eftereffekter, osäkerheten som råder i världen i samband med krig i Ukraina, höga elpriser, stigande bolåneräntor samt ett generellt osäkrare och mer ovisst läge än på väldigt länge.

Ovan nämnda exempel har alla en större eller mindre påverkan på de flesta verksamheter vi arbetar tillsammans med. Antingen handlar det om att man kommer att behöva stänga ned delar av sin produktion under vintern om elpriserna skenar, avsaknad av halvledare eller att man inte längre kan göra affärer som man har gjort tidigare med viktiga marknader. Förklaringarna är många. Allt detta bidrar sannolikt på ett eller annat sätt till den upplevda ökade stressen och arbetsbelastningen. Detta är inte bra, varken på kort sikt eller på längre sikt. Vi på HejEngagemang drivs ju av att bidra till ett mer engagerat och välmående arbetsliv.

Vad säger arbetsmiljölagen om arbetsbelastning?

Baserat på AFS 2015:4 paragraf 9-11 har vi listat sex områden som alla arbetsgivare enligt ovan nämnda lag är skyldiga att följa (med reservation för mindre omskrivningar).

Enligt lagen ska arbetsgivaren säkerställa att arbetstagarna:

• Känna till vilka arbetsuppgifter som ska utföras
• Inte tilldelas arbetsuppgifter som ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning
• Ha koll på vilka resultat som ska uppnås
• Känna till hur man ska prioritera när man upplever att tiden inte räcker till
• Ha vetskap om vem man vänder sig till när man behöver hjälp och stöd
• Känna till vilka arbetsmetoder som ska användas

Det fina med dessa områden ovan är att de alla, enligt evidensstark arbetspsykologiforskning som Goal Setting Theory och Self Determination Theory, bidrar till ökat engagemang, inre motivation och ökat välmående samt hållbara prestationer. Alltså borde alla organisationer, verksamma i Sverige där denna lag råder, ta tillfället i akt och säkerställa att dessa områden efterlevs i högsta möjliga utsträckning. Hur kan vi göra för att öka sannolikheten att vi ger våra medarbetare de bästa förutsättningarna att må och prestera bra över tid med en rimlig arbetsbelastning som resultat?

Alltså borde alla organisationer, verksamma i Sverige där denna lag råder, ta tillfället i akt och säkerställa att dessa områden efterlevs i högsta möjliga utsträckning.

Känna till vilka arbetsuppgifter som ska utföras

För många av oss känns detta självklart, men sanningen är att när en stor undersökning gjordes innan pandemin visade det sig av cirka 50% av de tillfrågade upplevde otydliga förväntningar kopplat till sina arbeten. Därför kan vi se att det finns ett stort utrymme för förbättring! En bra start är att börja definiera vad det är ni som team ska åstadkomma tillsammans och fördela vem som gör vad. Se till att alla i teamet är delaktiga och ger uttryck för vad som ger och tar energi kopplat till olika arbetsuppgifter. Behöver ni hjälp på traven? Vårt verktyg Energikollen har vi tagit fram just för att stötta i en sådan process.

Inte tilldelas arbetsuppgifter som ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning

Oftast är det enklare för oss att utföra arbetsuppgifter som vi är bra på och som vi gillar att göra. Givetvis behöver man ibland utmanas med uppgifter som inte ingår i ens superkrafter, men inte hela tiden. Ju fler vi är som arbetar med det vi är bra på och gillar att göra, ju bättre förutsättningar för ökat välmående och hållbara prestationer. När vi är bra på någonting och gillar det vi gör upplever vi många gånger också att det är kul och därmed brukar det hjälpa oss att inte uppleva att vi har en ohälsosam arbetsbelastning. Men jag lyfter här ett varningens finger för att inte hamna i den så kallade ”honungsfällan” som innebär att vi drabbas av en ohälsosam arbetsbelastning på grund av att vi har så roligt att vi arbetar för mycket. Även här kan Energikollen hjälpa till att identifiera vilka arbetsuppgifter som ger och tar energi.

Ha koll på vilka resultat som ska uppnås

Vi pratar ofta om att fel riktning inte kan kompenseras med hög hastighet. Vad menar vi med det? Jo, ju mer engagerade och motiverade vi är i ett team eller i en organisation, ju fortare rör vi oss framåt. Då är det extra viktigt att det är supertydligt vart vi är på väg och varför. Annars finns det stor risk att vi springer fort som tusan, men åt olika håll. Kanske till och med åt fel håll?

Tydlighet och riktning kring vilka mål som ska uppnås kan med fördel tas fram genom att arbeta utifrån Goal Setting Theory. GST handlar om att bryta ner målen genom att identifiera vad vi vill ska hända, vad vi ska göra för att komma dit, vad vi behöver lära oss och vilka strukturer och processer som stöttar denna resa. Ladda ner vårt Målstyrningsdokument som och använd som stödverktyg i ert målarbete.

Är du än mer nyfiken på målstyrningsarbete kan du även ta del av fler tips i vår bok Börja göra.

Känna till hur man ska prioritera när tiden inte räcker till

I ett gediget målstyrningsarbete kommer prioriteringsordning på köpet, genom att identifiera de nyckelbeteenden (göranden) som bäst bidrar till de resultat som ska uppnås. Kombinerar man detta med tankarna bakom det som heter Organizational Behavioral Management som primärt handlar om hur man skapar de bästa av förutsättningar för att få till en beteendeförändring, ja då blir det mumma för själen och medarbetarnas arbetsbelastning.

Ha vetskap om vem man vänder sig till när man behöver stöd och hjälp

Här handlar det mycket om kunskapsdelning, tydliga ansvarsområden, roller och mandat. Ju mer dialog vi skapar utrymme för i en organisation eller i ett team, desto bättre. Det är genom dialogen som ett plus ett blir mer än två. Det är här vi lär känna varandras styrkor och svagheter samt bygger djupare relationer där vi lär känna varandra än bättre. Då blir det också vansinnigt mycket enklare att förstå till vem vi ska vända oss när vi behöver stöd och hjälp. Självklart har även våra chefer och ledare en viktig roll här att göra sig tillgängliga när deras stöd behövs från våra medarbetare.

Känna till vilka arbetsmetoder som ska användas

Även här gör ett gediget målstyrningsarbete utifrån Goal Setting Theory en stor del av arbetet. Det är nämligen där vi tittar på just strukturer och processer och tydliggör vilka arbetsmetoder som hämmar eller stöttar de nyckelbeteende (göranden) vi har identiferat som de viktigaste för oss som team att genomföra för att öka sannolikheten att nå våra resultatmål. Allt hänger ihop helt enkelt.