Att vara chef på distans

Hur medvetet är ert sätt att arbeta digitalt – egentligen?

Hur går det med att utveckla ert digitala arbetssätt? Rannsakar ni er själva? Följer upp vad som fungerar bra? Mindre bra? Har ni koll på vad forskningen visar kan vara mindre smickrande baksidor av myntet?  Har ni gjort en gemensam sak av när och varför ni ska vara på kontoret och inte?

Min känsla är att många bara accepterat att vi ska spendera ett visst antal dagar på kontoret och ett visst antal på annan plats också är det bra så. Istället för att ha en tydlig målbild kring utkomster, samarbete och utveckling av arbetssättet. Lite låt gå-mentalitet, så blir det som det blir.

Lite bekvämt liksom.

Men det betyder ju samtidigt att ni förmodligen missar en massa godbitar i hur ni kan göra det hybrida arbetslivet än bättre både för er själva, ert team, era kunder, era intressenter och er organisation.

En utmaning att gifta samman teknik med människors behov

Utmaningarna med det hybrida arbetslivet kommer att vara att hitta den rätta mixen i hybridformen. En utmaning kommer vara att fortsätta utveckla och förfina samarbetsformerna och användandet av både befintlig och ny teknik. Den kanske viktigaste punkten att ha på agendan är hur vi ser, bekräftar och stöttar varandra när vi allt oftare ses under tidsbestämda digitala möten.

Det är anledningen till att jag skrivit den här artikeln – för att ge dig som chef konkreta verktyg för att utveckla ditt ledarskap på distans. Målet? Att du och ditt team ska kunna arbeta med hög motivation, starkt engagemang och god hälsa – oavsett var ni befinner er.

1. Tekniken utvecklas i en svindlande takt – men våra psykologiska behov består

Det är lätt att tro att digitalisering handlar om system och verktyg. Men i grunden är det fortfarande människor du leder – och våra grundläggande behov av kompetens, autonomi och samhörighet är lika viktiga på distans som på kontoret.

Som chef innebär det att du behöver lägga mer tid och energi på relationer, dialog och stöttning.

• Lyssna aktivt och ta dina medarbetares känslor på allvar.
• Sök regelbundet feedback på ditt ledarskap: Vad fungerar? Vad kan bli bättre?
• Fundera på hur ni i teamet kan skapa känslan av samhörighet och självständighet även digitalt.

När de psykologiska behoven får utrymme växer både individen och organisationen.

2. Från fysiskt möte till digitalt samspel

Vilket verktyg ni använder för videomöten spelar mindre roll – det avgörande är hur ni använder det.

• Säkerställ att alla (inklusive du själv) behärskar verktygen på riktigt, inte bara hjälpligt.
• Låt teamet vara med och forma gemensamma arbetssätt för det digitala samarbetet.
• Starta möten med lite socialt prat för att bygga relationer.
• Ge alla en chans att komma till tals, även de som inte brukar ta ordet spontant.
• Våga ha digitala ”häng” utan agenda – precis som om ni skulle suttit vid skrivbordet mittemot varandra i ett öppet kontorslandskap eller som småpratet vid kaffemaskinen.
• Givetvis har ni alltid eget ljud och bild i era digitala möten

Digitala möten behöver inte bli torra och uppgiftsfokuserade – de kan vara relationsskapande och kreativa om du leder dem rätt.

3. Bygg rutiner för daglig kontakt

Som distanschef är din närvaro avgörande. Att ses digitalt varje dag stärker tillit och trygghet.

• Ha korta check-ins med varje medarbetare via telefon eller video.
• Ställ konkreta frågor som hjälper dem reflektera: ”Vad fungerar bra i samarbetet just nu?” ”Vilka hinder stöter du på?”
• Skapa gemensamma rutiner för dagliga eller återkommande avstämningar i teamet.
• Ge tydlighet kring möten, uppföljning och din tillgänglighet.

När kontakten är regelbunden vet dina medarbetare att de kan räkna med dig – och det minskar både stress och osäkerhet.

4. Förtydliga mål och prioriteringar

I tider av förändring blir målsättningar extra viktiga. När riktning och prioriteringar förändras behöver det översättas både till teamnivå och till individen.

• Arbeta systematiskt med att klargöra vad som gäller här och nu.
• Följ upp mål kontinuerligt och uppmuntra delresultat.
• Tydliggör både vad som ska uppnås och hur det ska göras tillsammans med dina medarbetare.

På så sätt skapar du fokus, engagemang och minskar risken för stress eller osäkerhet.

5. Följ upp – hela tiden

Utan uppföljning uteblir effekten av både mål och arbetsinsats. Forskning visar att återkoppling och så kallade ”after action reviews” kan höja prestationer markant.

• Ha målinriktade uppföljningsmöten på både team- och individnivå, gärna varje månad.
• Prata inte bara resultat – utan processen i första hand. Gör vi det vi sagt att vi ska göra? Hur går det? Vad fungerade? Vad har fungerat mindre bra och hur agerar vi på det??
• Gör det till en naturlig rutin att analysera både framgångar och misstag. Och framförallt lär er och utvecklas av det på vägen.

Kontinuitet är nyckeln – när uppföljning sker regelbundet skapas en kultur av hög motivation, lärande, utveckling och en hög måluppfyllelse.

Det digitala ledarskapet kräver inte mindre, det kräver mer

Att leda digitalt är inte enklare än att leda på plats – det kräver snarare mer medvetenhet, planering och närvaro. Min uppmaning till dig är att göra en konkret handlingsplan gällande det du vill förstärka, förändra eller börja göra på nytt i ditt sätt att leda utifrån ovanstående text. Glöm inte att involvera dina medarbetare i dina förbättringsplaner.

Och viktigast av allt, visa dina medarbetare att du bryr dig om dem på riktigt. Det är alltid en avgörande grund för engagemang, välmående och prestation.

Stort lycka till!