Den kommunikativa organisationens era är nu

Dags att skapa förutsättningar för det kommunikativa ekosystemet

Jag menar att ledarskap och medarbetarskap ÄR kommunikation, med andra och med dig själv. Hela tiden dessutom. Jag brukar hävda att allt kommunicerar, även tystnaden. Därför behöver du skapa ett ramverk för din interna kommunikation medarbetare emellan. Allt för att maximera utväxlingen av de insatser som görs. Kommunikativa organisationer som begrepp lanserades 2010 av Global Alliance, världens största nätverk för kommunikatörer, som ett sätt att öka kommunikationens status. Det har genom alla tider funnits en stor efterfrågan att kunna visa på kommunikationens värde. En del i att skapa den kommunikativa organisationen ligger just i att tydligare visa vilka effekter som kommunikationen internt bär med sig. Denna effekt ser vi när alla i organisationen förstår att de har ett kommunikativt uppdrag. Det är även en förutsättning för den strategiska kommunikationen, jag skulle säga att det är helt avgörande. Detta är en utav anledningarna till att samtliga medarbetare i organisationen behöver kommunikativ kompetens.

Finns ingen quick-fix-lösning, tyvärr

Att skapa en kommunikativ organisation är inget som du kan göra på en handvändning, utan det krävs en hel del uthållighet och viljestyrka för att nå hela vägen fram. En bra plats att börja på är att skapa en samsyn om vad faktiskt Medarbetarkommunikation faktiskt är och hur det Kommunikativa ledarskapet och medarbetarskapet bidrar axel mot axel. Vi på HejEngagemang har skapat en struktur för HUR du kan arbeta för att skapa en Kommunikativ organisation, var har alltså tolkat forskningen och gjort ”Göra” av den kan man säga (konstig men kul mening). I botten handlar det om att strategisk planera sin kommunikation så att den blir verksamhets- och/eller affärsdriven. Vi kallar det för att skapa ett ramverk för sin kommunikation. Vi arbetar tillsammans med våra kunder och lotsar dem genom ramverkets samtliga delar.

Ramverket består av sju punkter som du behöver ha koll på för att skapa förutsättningar för den Kommunikativa organisationen. Genom att arbeta igenom dessa punkter kan du skapa samsyn kring Medarbetarkommunikationen och hur den skall stödja er i arbetet med att skapa en Kommunikativ organisation. Nedan trampar jag igenom de olika stegen för att öka förståelsen.

Bakgrund

Varför vill ni arbeta med att strategiskt planera er Medarbetarkommunikation och skapa en Kommunikativ organisation? Var kom insikterna ifrån? Vilka organisatoriska utmaningar skall det lösa? Och varför tror ni att just kommunikation är receptet?

Mål, syfte & strategi

Sen är det dags att sätta resultat eller effektmål kopplat till kommunikationen – de skall gärna bidra till verksamhetsmålen för att de skall bidra till att skapa en Kommunikativ organisation. Resultatmålen bryts sedan ner enligt Goal Setting Theory för att tydligare kommer ner i görandet. Syftet driver med fördel en specifik förändring och kan med fördel uppdateras årsvis. Strategin handlar om vilken typ av kommunikation ni skall driva internt och vilka framgångsfaktorer ni kan identifiera i er organisation.

Kanaler & Effekt

Vilken effekt vill ni skapa med era olika typer av budskap och vilka kanaler stödjer er i det arbetet? Vi brukar titta på parametrarna Effekt (förståelse > handling) och Budskap (Rationellt > Emotionellt) när vi gör kanalinventering, segmentering och prioritering.

Målgrupper & Kommunikationsprofiler

Kommunicerar du med alla hela tiden kommunicerar du inte med någon – våga prioritera och lär känna dina olika interna målgrupper. Vi vill att du skall kunna besvara frågorna 1. Varför gör vi det här? 2. Vilka kommer skapa effekten? 3. Vad har de för behov? 4. Hur skall vi tillfredsställa dem?

Budskapsplanering & Produktion

Koppla ihop din budskapsplanering med din årsplanering. Vad blir årets huvudbudskap och hur lirar det med de organisatoriska målen? Hur kan vi tematisera kvartalsvis och få bästa utväxlingen av övrig produktion, både internt och externt.

Organisation

När du nu har koll på allt ovan så är det dags att kolla på vilken organisation du behöver ha runt din strategiska planerade kommunikation internt. Vi kallar det för ”Relationsrådet” – olika personer från olika delar av organisationen som hjälper er att decentralisera det kommunikativa ansvaret genom insikter från verksamheten.

Uppföljning & Mätning

Det som mäts och följs upp och blir gjort! Vilka kvalitativa och kvantitativa mål kan ni sätta? Vilka KPI:er ska vi ha på plats? Hur ofta ska vi mäta? Här arbetar vi med Kommunikationsvärdecirkeln (CVC) eller med den målsättningsteorin som arbetspsykologin förordar för ett högt engagemang & motivation.

Definition av den kommunikativa organisationen

Institutionen för strategisk kommunikation på Lunds universitet har tagit fram en definition av den kommunikativa organisationen:

”En kommunikativ organisation har ständigt kommunikation på agendan. Det finns i organisationen en utbredd förståelse för att kommunikation är en förutsättning för en organisations existens, måluppfyllelse och framgång. Ett genomtänkt och välfungerande kommunikationssystem är grundläggande. I den kommunikativa organisationen värdesätts olika röster och det existerar ett aktivt lyssnande för att organisationen ska kunna utvecklas, anpassas till förändringar och leda utvecklingen. Dialogen värdesätts som ett medel för att uppnå tillräcklig ömsesidig förståelse för att kunna handla klokt. Chefer och medarbetare har kommunikativ kompetens och tar ansvar för kommunikationen. Organisationskulturen ligger i linje med organisationens verksamhetsmål och är ett stöd för medarbetarna i deras kommunikativa uppdrag. Kommunikatörerna är kommunikationsexperter och driver utvecklingen av organisationens kommunikation”