Feedback är nyckeln till engagemang, välmående och utveckling

Men en feedbackkultur handlar ju inte om att människor ska gå runt och tycka saker om varandra hela tiden. Det handlar inte om att hacka på varandra. Och det handlar definitivt inte om att leta fel.

En väl fungerande feedbackkultur handlar om att skapa förutsättningar för utveckling, lärande, tydlighet, tillit och samarbete. För utan feedback blir det svårt att veta vad som fungerar bra, vad som behöver utvecklas, hur vi påverkar varandra och hur vi tillsammans kan bli bättre.

Feedback är därför inte bara ett kommunikationsverktyg. Det behöver vara en del av kulturen. För i en väl fungerande feedbackkultur bor nämligen också den positiva feedbacken. Något man ofta glömmer.

Feedback handlar om utveckling och inte om kritik

Många väljer att undvika feedbacksituationer eftersom de är rädda för att såra någon, skapa konflikt eller uppfattas som negativa. Man pratar ofta hellre om någon istället för med någon. Samtidigt kan bristen på feedback skapa problem på riktigt, som t ex otydlighet, frustration, missförstånd och en kultur där människor börjar tolka in saker med sin egen fantasi istället för att prata öppet med varandra.

När vi inte vågar lyfta det som inte fungerar eller det som behöver utvecklas riskerar frustrationen att hamna i korridorsnacket, i privata samtal eller som tyst irritation istället för i konstruktiv dialog. Och det påverkar både samarbete, tillit och arbetsmiljö på ett negativt sätt.

En god feedbackkultur handlar därför om att skapa öppenhet och trygghet där återkoppling blir en naturlig del av vardagen och ett sätt att hjälpa varandra framåt. Det handlar om att tillsammans skapa ett klimat där människor vågar ställa frågor, be om hjälp, uppmärksamma styrkor, lyfta idéer och prata om förbättringar utan rädsla för att bli dömda eller nedvärderade.

Feedback ska alltid vara konstruktiv, vilket betyder att den ska leda till utveckling. Gör den inte det finns det ingen mening med att ge den.

Feedback och kopplingen till engagemang, prestation och välmående

Vi människor har tre grundläggande psykologiska behov för att vi ska må bra i våra prestationer. Vi behöver känna oss kompetenta och autonoma och vi behöver känna samhörighet med andra för att vara engagerade i vårt arbete och prestera hållbart över tid. Något som beskrivs i Self-Determination Theory (SDT), en av världens mest etablerade motivationsteorier.

Här har feedback en avgörande roll. För när feedback används på rätt sätt, genom den konstruktiva dialogen, hjälper den människor att känna sig trygga i vad som förväntas av dem, de känner sig också mer delaktiga och mer betydelsefulla. Feedback påverkar på så sätt inte bara våra prestationer, utan också vår motivation, vårt välmående och våra relationer på arbetsplatsen.

Här förklarar jag hur det hela hänger ihop:

Feedback stärker känslan av kompetens – Vi utvecklas inte automatiskt genom att vi bara arbetar på och når våra mål. Vi utvecklas när vi får återkoppling på vad som fungerar, vad som kan göras bättre och hur vi kan ta nästa steg framåt.

När feedback används på ett konstruktivt sätt skapas tydlighet kring mål, förväntningar och progression. Det hjälper människor att känna att de lär sig, utvecklas och bidrar till någonting viktigt. Utan feedback blir det ofta svårt att veta om man är på rätt väg och det kan leda till både stress, otrygghet och frustration.

Feedback handlar också om uppmuntran och positiv förstärkning. På många arbetsplatser lägger vi stor energi på att uppmärksamma det som inte fungerar och betydligt mindre tid och energi på att ge positiv återkoppling på det vi faktiskt vill se mer av. Samtidigt visar beteendepsykologisk forskning att den metod som är allra mest effektiv om vi vill få till en beteendeförändring är just att ge positiv förstärkning på de beteenden man vill se mer av, snarare än negativ feedback på de beteenden vi inte vill se.

När människor bekräftas i sina styrkor, i sitt slit och i de framsteg de gör stärks både motivationen och viljan att fortsätta utvecklas.

Feedback skapar bättre förutsättningar för autonomi och ansvarstagande – Autonomi är inte samma sak som att lämna människor helt själva. Tvärtom behöver självledarskap kombineras med tydlighet, dialog och återkoppling. Därför blir det så att frihet utan feedback ofta skapar osäkerhet.

När medarbetare får möjlighet att samtala kring sitt arbete, reflektera tillsammans och få återkoppling på de egna initiativ som tagits så stärks både ansvarstagande och delaktighet. Feedback hjälper människor att förstå varför deras arbete spelar roll, hur deras insats påverkar helheten och hur de kan bidra ännu bättre framåt.

Det handlar också om att skapa en kultur där människor vågar testa nya arbetssätt och lära av det som inte gått som man tänkt. För om varje misstag man gör leder till skuldbeläggande eller en stark känsla av skam kommer initiativförmåga och engagemang snabbt att minska. Det ska ju istället användas som en möjlighet till lärande och utveckling, samtidigt som det ökar både innovation och ansvarstagande.

Här blir psykologisk trygghet en viktig faktor, för om människor är rädda för att göra fel kommer de också att undvika att ställa frågor, testa nytt eller be om hjälp.

Feedback bygger samhörighet och tillit – Konstruktiv feedback är ett samtal mellan människor som ger så mycket mer än en vanlig dialog. Den typen av samtal – 1:1 eller i teamet – behöver kännas trygga. Dessutom innebär ofta utebliven återkoppling att man tolkar in många andra saker: Ser de mig? Bryr de sig ens? Är jag viktig här? Därför är feedback starkt kopplat till både tillit och samarbete.

I team där feedback är naturligt förekommande blir det ofta lättare att hantera problem tidigt, reda ut missförstånd och skapa gemensamt ansvar. Det skapar också bättre förutsättningar för lärande tillsammans, istället för att alla arbetar med sitt, parallellt och i tystnad.

Samtidigt är det viktigt att komma ihåg – återigen – att feedback inte bara handlar om förbättringsområden. Positiv återkoppling, uppskattning och omtanke spelar stor roll för både välmående och engagemang. Att känna sig sedd och uppskattad påverkar både motivation, arbetsglädje och känslan av tillhörighet.

Psykologisk trygghet är grunden till en fungerande feedbackkultur

En hållbar feedbackkultur kräver psykologisk trygghet. Om människor är rädda för att bli dömda, kritiserade eller nedvärderade kommer de att hålla tillbaka tankar, idéer och problem. Då skapas lätt en kultur där människor undviker svåra samtal, de håller med utåt sett men pratar om vad de egentligen tycker och tänker i andra forum istället.

I psykologiskt trygga team vågar människor däremot säga vad de tycker, erkänna misstag, ställa frågor och ge varandra återkoppling på ett respektfullt sätt. Det betyder inte att man alltid håller med varandra eller att allt måste sägas hela tiden. Psykologisk trygghet handlar inte om att vara “snäll” eller konfliktundvikande. Det handlar om öppenhet inom ramen för vad som anses var ett respektfullt bemötande.

En stark feedbackkultur formas i vardagen

Organisatorisk kultur skapas inte genom ett policydokument eller en medarbetardag med kulturen i fokus. Det är så klart en bra grund att stå på, men den behöver också aktiveras. En feedbackkultur formas i små beteenden varje dag; i hur vi kommunicerar, följer upp, ställer frågor och hjälper varandra att utvecklas. Här är några saker att tänka på:

Det handlar om hur vi visar uppskattning och uppmärksammar det som fungerar, inte bara det som behöver förbättras. Det handlar om att skapa trygghet så att människor vågar prata öppet istället för att hålla tillbaka tankar och idéer. Det handlar också om att prata med varandra – inte om varandra.

En viktig del är att fokusera på konkreta beteenden och situationer istället för att göra feedback personlig eller dömande. Målet ska vara lärande och utveckling, inte att kritisera eller tycka saker om sina kollegor. Och positiv feedback som inte görs på specifika beteenden blir istället glada tillrop. Det blir en viss skillnad i utvecklingen om man säger ”Bra jobbat” eller ”Väl strukturerat, pedagogiskt och tydligt”.

En stark feedbackkultur bygger också på ömsesidighet. Det räcker inte bara att ge feedback, man behöver också våga be om återkoppling, visa nyfikenhet och själv vara öppen för att utvecklas. När ledare efterfrågar feedback är de inte bara en god förebild, det signalerar både trygghet och tillit till teamet.

Feedback handlar även om att skapa tydlighet kring mål, roller och förväntningar. Feedback fungerar bäst när människor vet vart de är på väg och vad som förväntas av dem. Tydlighet skapar trygghet – och trygghet skapar bättre förutsättningar för dialog och utveckling.

Slutligen behöver feedback vara någonting som sker kontinuerligt. Inte bara i utvecklingssamtal eller när problem uppstår. De arbetsplatser som lyckas skapa starka feedbackkulturer arbetar ofta aktivt med reflektion, dialog och uppföljning som en naturlig del av vardagen.

I slutändan handlar feedbackkultur inte om att människor ska bedöma varandra oftare. Det handlar om att skapa bättre förutsättningar för lärande, utveckling, samarbete, engagemang och välmående. För när feedback används på rätt sätt hjälper den människor att känna sig tryggare, tydligare, mer delaktiga och mer betydelsefulla.

Och det är ofta där verklig utveckling börjar.