Vad händer när någon faktiskt kommer med en idé?

Vi vill ha medarbetare som tar initiativ, tänker nytt och bidrar till att utveckla verksamheten. Vi ber om deras idéer, bjuder in till dialog och säger att allas perspektiv är viktiga och skall ”tas om hand om”. Men vad händer när någon faktiskt tar oss på orden? Hur vi möter viljan att bidra är värt minst lika mycket uppmärksamhet som hur vi efterfrågar den.

Du sitter på ett möte. Någon frågar om det finns idéer på hur ni skulle kunna förbättra ert arbetssätt. Och det gör det. Du har funderat på en sak ganska länge, kanske pratat med en kollega och tänkt att det här borde vi verkligen testa.

Så du säger något.  Vad händer sedan?

Någon lutar sig fram och vill veta mer. En kollega bygger vidare på tanken. Ni bestämmer hur ni kan undersöka saken och vem som tar nästa steg. Eller så får du ett snabbt ”det har vi redan provat”. Någon förklarar varför det blir svårt. Kanske säger alla att det låter intressant, men sedan händer ingenting.

Samma initiativ. Väldigt olika mottagande.

Det är här jag tycker att vi behöver stanna en stund och se vad och hur vi faktiskt gör. Vi pratar mycket om hur vi får människor att bidra. Men vad får de för erfarenhet av att göra det?

Hur möter vi en halvfärdig tanke?

Idéer kommer sällan färdigpaketerade med budget, konsekvensanalys och en prydlig plan för genomförandet. Ibland kommer de som en trevande fråga. Ibland som frustration över något som inte fungerar.

”Måste vi verkligen göra så här?”

Det kan låta som kritik. Men det kan också vara början på ett viktigt samtal. Om vi direkt går in i att försvara arbetssättet riskerar vi att missa vad personen har sett. Kanske finns det dubbelarbete som vi inte känner till. Kanske har kundernas behov förändrats. Kanske finns det ett enklare sätt att lösa uppgiften.

Vi behöver inte hålla med för att undersöka saken.

• ”Vad är det du ser som inte fungerar?”
• ”Hur skulle du vilja att det fungerade?”
• ”Vad skulle vi behöva ta reda på?”

Tre ganska enkla frågor. Men de ger samtalet en chans innan vi bestämmer vad vi tycker om förslaget.

Ett nej kan också visa respekt

Alla idéer ska förstås inte genomföras. Vi behöver prioritera, väga olika behov mot varandra och vara rädda om både tid och resurser. Delaktighet innebär heller inte att alla får bestämma allt. Men när vi har bett om människors synpunkter behöver vi ta ansvar för vad som händer med dem. Här tror jag att många arbetsplatser har något att vinna på att bli tydligare. Vad går att påverka? Vad är redan beslutat? Vill vi ha idéer om hela upplägget eller hjälp att lösa en viss del? Det är frustrerande att lägga tid och tanke på en fråga för att sedan upptäcka att beslutet redan var fattat.

Och ett tydligt nej kan vara betydligt lättare att förstå än ett vänligt ”vi tar med oss det” som aldrig får någon fortsättning. ”Vi kommer inte att gå vidare med förslaget just nu eftersom vi behöver prioritera det här. Men problemet du lyfter finns kvar, och vi vill undersöka om vi kan lösa det på ett annat sätt.” Ett sådant svar gör det möjligt att förstå bedömningen och fortsätta samtalet.

Glöm inte att återkopplingen är en del av inbjudan

Det är lätt att lägga mycket kraft på själva insamlingen. Vi ordnar workshops, skickar enkäter, sätter upp digitala förslagslådor och fyller väggar med post-it-lappar. Och sedan kommer vardagen. Vem är det då som håller ihop idéerna? Vem fattar beslut? Vem berättar vad som händer?

Om ingen vet blir det svårt att ta nästa steg. Den som lämnade förslaget kanske undrar om det ens blev läst. Min rekommendation är därför att planera återkopplingen samtidigt som ni planerar inbjudan. Berätta när deltagarna får veta mer och vem som ansvarar för att återkomma. Gör det synligt vad ni testar, vad ni behöver undersöka och vad ni väljer bort.

Det behöver inte vara ett stort system. I ett team kan det räcka med att återvända till frågan på nästa möte och säga: Det här kom fram, det här har vi gjort och det här behöver vi hjälp att tänka vidare kring.

Vi formar mottagandet tillsammans

Det här handlar också om hur vi möter varandra som kollegor. Vad gör vi när någon kommer med en tanke? Hjälper vi till att förstå den? Bygger vi vidare? Eller blir vi den som snabbt räknar upp allt som kan gå fel?

Invändningar behövs. De kan göra en idé bättre och hjälpa oss att undvika misstag. Men vi kan välja att först försöka förstå vilket problem som idén är tänkt att lösa. Och den som lämnar ett förslag kan hjälpa samtalet framåt genom att beskriva vad hen har sett, varför det spelar roll och vad ett litet första test skulle kunna vara.

Där möts ledarskap, medarbetarskap och kommunikation i något väldigt vardagligt. Vi hjälps åt att göra tankar möjliga att undersöka.

Följ en idé genom er egen organisation

Nästa gång ni funderar på hur ni ska få fler att ta initiativ, börja gärna med att följa ett förslag som redan har kommit in. Hur togs det emot? Vem tog hand om det? Fick personen veta vad som hände? Blev det tydligt varför ni gick vidare eller avstod?

Där kan finnas mer att lära än i ännu en uppmaning om att tänka nytt. För ”Har du en idé?” är bara början på samtalet. Det vi gör efteråt visar om vi menade frågan.