Varför är det så svårt att fokusera?

Eisenhowermatrisen hjälper dig att sortera och prioritera

En metod eller verktyg som funkar bra för det är att använda den så kallade Eisenhowermatrisen. Den går ut på att vi sorterar allt vårt görande i två dimensioner – hur viktigt det är för att nå våra mål och hur bråttom det är att få gjort. Jag har använt matrisen till och från under en längre tid. Den hjälper mig att få struktur, prioritera och framförallt få syn på vad som är viktigast för att jag ska nå mina mål.

Eisenhowermatrisen bildar en fyrfältare som sorterar aktiviteterna i fyra grupper utifrån axlarna bråttom och viktigt. Ägna mest tid till det som ligger i ruta 1 och 2. Och när det gäller ruta 2 är en sak säker – det som är viktigt, men inte bråttom idag kommer att bli bråttom! Genom att skapa utrymme att arbeta med det som är viktigt i tid har jag kunnat ta kontroll över min arbetssituation och undvika bråttomfällan. När jag själv arbetar i ruta två – viktigt/inte bråttom (än) – tvingar jag inte in andra i bråttomarbete när jag upptäcker att jag behöver input eller underlag från dem och i panik skicka mail med röda utropstecken.

Våga välja bort!

Att skapa fokus och att fokusera eller prioritera innebär ju också att välja bort. Och att våga lita på det som visats sig ge rätt resultat. Just att skapa fokus och prioritering är en viktig uppgift för ledaren. Det är minst lika viktigt att prata om vad ni ska göra för att nå era mål som att prata och definiera vad ni inte ska göra, åtminstone inte just nu. Ett sätt att angripa det är att tillsammans;

Lista det som ni gör och lägger tid på under en vecka.
Försök att kvantifiera tiden – inte i detalj, men i Small, Medium och Large, för att skapa en uppfattning om eventuella tidstjuvar.
Hitta era 80/20. En vanlig tumregel är att vi skapar 80% av värdet med 20% av våra aktiviteter (inte en exakt vetenskap, men troligen skapar vissa aktiviteter väldigt mycket värde och andra lite mindre eller inget alls).
Skriv en sluta-göra-lista med de aktiviteter som tar mycket tid men som har ett tveksamt bidrag till era mål.

Dela gärna artikeln!