Vad tillför kontoret din organisation?

Organisationer har successivt fått hitta olika arbetssätt som går i linje med medarbetarnas allt högre krav på fortsatt möjlighet till flexibilitet. Men det gäller att främja en flexibilitet som inte äventyrar produktiviteten eller samarbetet i teamet. Vi vet vid det här laget att det finns både för- och nackdelar med det hybrida arbetssättet och en av de största utmaningarna handlar om att lyckas skapa förutsättningar för god kommunikation, socialt stöd, feedback och psykologisk trygghet i den alltmer digitala arbetsmiljön. Vi behöver en arbetsmiljö som främjar goda relationer helt enkelt, oavsett om man träffas fysiskt eller digitalt.

Nya utmaningar för arbetsgivarna i och med det hybrida arbetssättet

Övergången till flexibla arbetsarrangemang har krävt nya tankesätt och strukturella förändringar i syfte att främja effektivitet, produktivitet och välmående trots att man inte längre ses varje dag på kontoret. Man har i många fall hittat bra och effektiva lösningar för att få det hybrida arbetssättet att fungera, men numera står man inför utmaningar med (stora) kontor som gapar tomma. Undersökningar* visar att så mycket som 60% av kontorens arbetsplatser i snitt står tomma dagligen och att flertalet platser står tomma även när beläggningen är som högst. Många företag har mot bakgrund av detta valt att skala ner sina kontorsytor och några har till och med stängt ner sina fysiska kontor helt och hållet. För vem vill arbeta på ett kontor där ingen annan är?

Icke att förglömma, kontoret har genom alla tider (och så även idag) haft som syfte att vara en plats för gemenskap och att vara där ska ge oss en känsla av tillhörighet. Kontoret ska helt enkelt vara en effektiv plats för både organisationsbyggande och relationsbyggande. Och det måste vi arbeta för även idag – mot bakgrund av den nya verkligheten där inte alla är på plats samtidigt.

Tomma kontor skapar ännu mer tomma kontor

Ja, den sanna utmaningen ligger nu i att motivera sina medarbetare till att komma till kontoret utan att göra anspråk på den attraktiva flexibiliteten. Man ser i undersökningar** att medarbetare fortfarande efterfrågar en valfri och flexibel kontorsnärvaro och utmaningarna att få tillbaka sina medarbetare till kontoret har till och med ökat det senaste året. Faktum är att enligt en undersökning från McKinsey & Co*** så visar det sig att flexibla arbetsarrangemang är den tredje största motivatorn när man söker jobb (efter möjligheten att få bättre betalt eller bättre karriärmöjligheter).

Dessutom är det många anställda som känner att de kan tänka sig att byta arbetsgivare om inte kontoret förbättras**. Att man är villig att ta den risken trots den lågkonjunktur vi just nu befinner oss i – det säger en hel del ändå.

Arbetsmiljön på kontoret har fått en allt viktigare roll

Ja kontoret är viktigt både när det handlar om att bygga en givande företagskultur och för att attrahera viktig kompetens, men också för att få medarbetare att vilja gå dit och att stanna kvar i organisationen. Den mest moderna lösningen hittar vi i det aktivitetsbaserade kontoret; ett kontor där det finns något för de allra flesta ändamål. Här har man ingen fast arbetsplats utan man förflyttar sig över kontorets olika områden beroende på vad man ska arbeta med. Det kan handla om alltifrån tysta zoner, mötesrum, plats för sociala och spontana möten till vilorum och utrymmen med total avskildhet.

Den här typen av kontor har såklart sina för- och nackdelar det med. Vissa upplever till exempel att det ibland finns för få skrivbord och vissa trivs inte med att inte ha sin egen plats när de kommer till kontoret. Att skapa en attraktiv hybridarbetsplats är med andra ord det inte fullt så enkelt; framför allt kan kostnaden för eventuell renovering vara ett problem i en redan ansträngd ekonomi, men att göra det hela attraktivt för alla kan också vara svårt eftersom medarbetarna oftast har olika behov.

Behovet av tysta zoner är stort – men så är även behovet av sociala utrymmen

Många uttrycker ett stort behov av att kunna arbeta ostört**, något som går emot hela tanken med de öppna kontorslandskapen som många arbetsgivare har ordnat med för att skapa mer utrymme för gemenskap och naturliga möten. Men så är det ju, alla har olika behov; vissa anställda kommer behöva åka till kontoret för att kunna stänga in sig och arbeta ostört som de inte kan göra hemma, medan andra behöver vara hemma för att få lugn och ro.

Oavsett vad, så är en viktig del i kontorsmiljön de naturliga utrymmena för socialt umgänge. Det ger ju de anställda möjligheten att skapa trygga och meningsfulla relationer i sitt arbete, vilket i sin tur är en viktig pusselbit för engagemang och välmående. Av samma anledning behöver man skapa utrymmen för samarbete och samskapande, med mötesrum för såväl planerade som spontana möten. Många går till kontoret just för att kombinera sina arbetsuppgifter med att samskapa och umgås med sina kollegor. Då vill man ju inte att alla ska vara instängda i olika utrymmen för privacy. Om man ändå inte träffar någon kanske man lika gärna hade kunnat göra sitt jobb någon annanstans.

Det gäller att i grund och botten förstå vilket arbete som ska bli utfört på kontoret. Vad tillför kontoret till organisationen? Varför ska medarbetarna komma dit och vad behöver de då? För att få medarbetarna att komma tillbaka till kontoret så måste det finnas ett tydligt och uttalat syfte. Vad behöver medarbetarna kunna göra på kontoret? Ha möten, samarbeta, konversera, fokusera, interagera. Det finns inget rätt svar på det, det är upp till varje organisation att ta reda på. Olika syften kräver olika funktioner och följaktligen behöver kontoret utformas mot bakgrund av vad medarbetarna behöver göra på kontoret.

Den fysiska arbetsmiljön påverkar vårt välmående och viljan att vara där

En kontorsmiljö som gynnar välmående är sammanfattningsvis ett kontor som främjar rörelse, intag av dagsljus, återhämtning, relationsbyggande och koncentration. Men jag vill ändå tro att om man frågar sina medarbetare vad de skulle uppskatta mest på ett kontor så är det nog känslan av gemenskap, och att det känns meningsfullt att vara där och jobba. Inte nödvändigtvis nyare möbler eller ett modernt kök. Och något som troligtvis skulle kännas frustrerande vid obligatorisk närvaro på kontoret förutom den inskränkta flexibiliteten, är att man skulle känna att man lika gärna hade kunnat arbeta hemifrån på grund av att man varken har fått någon känsla av gemenskap, kunnat jobba i lugn och ro, fått tillgång till mötesrum eller haft meningsfulla möten när man är där.

I grund och botten gäller det att skapa en stämning på kontoret dit man går för att man vill träffa sina kollegor. De anställda måste veta att när de kommer till kontoret så kan de nyttja sin arbetstid till både arbetsuppgifter, pauser och umgänge med kollegor. De måste kunna hitta en bra balans och ett arbetssätt som är mest görbart för dem.

Häng med på kostnadsfritt webinar!

Kontorets vara eller icke vara anno 2024

När: 6 februari kl. 11.30-12.15
Var: Zoom

HejEngagemang är nyfiken på kontorets vara eller icke vara. Därför har vi bjudit in Joachim Bozorgnia som är expert på just det! Joachim är VD och grundare av Cresnia. Där verkar man för att ”skapa kontor som ger effekt” genom bland annat hyresgästrådgivning, kontorsstrategi och lokalhyresförhandling. Joachim kommer att samtala med oss i ett öppet och kostnadsfritt webinarium om utmaningarna med att omdefiniera kontorets ”varför”. Se till att inte missa det!