Feedback och återkoppling för lärande och utveckling

25% MINST – Ta in siffran igen! Det är en ganska bra effekt. Men hur gör man då?

När vi får till löpande uppföljning och feedback får vi också till utvecklingen. Att inte vänta tills efter projektavslut med att utvärdera utan att göra det löpande gör att vi snabbare kan justera det som behöver justeras och framför allt få koll på det som funkar i det vi gör så att vi fortsätter göra det. Den största magin händer när vi får in det som ett löpande arbete i den ”löpande verksamheten” – det de allra flesta av oss ägnar mest tid åt på dagarna. Ett bra sätt är att kontinuerligt göra en så kallad AAR, som är en både enkel och kraftfull metod. Men hur gör man då?

After Action Review – fyra enkla steg för feedback och återkoppling

Modellen After Action Review (AAR) är enkel och det är just enkelheten och därmed snabbheten som gör att det går att bygga in i vår arbetsvardag. Och resultatet – att öka prestationen med mer än 25% gör det väl värt att börja göra just det! Modellen består av fyra frågor.

1. Vad var målet/intentionen med det vi gjorde?

Det är inte alltid vi har ett uttalat mål i traditionell mening med det vi gör. Men det finns alltid en intention med det vi gör. Genom att tydliggöra intentionen kan vi å ena sidan följa upp om det vi gör leder till det vi vill och det är också ett bra sätt att göra det så viktiga ”varför”:et tydligt.

2. Vad blev resultatet?

Hur gick det – vilket blev utfallet? Uppfylldes målet eller intentionen vi hade? Uppnådde vi några andra effekter än de vi hade tänkt från början? Genom att reflektera över hur det gick så skapar vi en medvetenhet om vad det vi gjorde ledde till. Det är inte alltid vi har tydliga mätpunkter i allt som vi gör. Men det är inte alltid nödvändigt. Om vi har ett möte tillsammans kan vi också tillsammans reflektera över vilket resultat eller effekt som mötet ledde till. Var och en av oss kan reflektera över vår upplevelse av ett samtal med kunden, ett säljmöte eller en presentation vi haft.

3. Vad gjorde vi bra och varför?

Oavsett om resultatet blev det du önskade, bättre eller kanske sämre är det en framgångsnyckel att få koll det vi gjorde bra. Genom att koppla det till den intention vi hade satt upp och reflektera över vilka saker vi gjorde som ledde i önskad riktning kan vi skapa medvetenhet kring vad som leder oss i rätt riktning och vad vi gör bra. Vår hjärna är tyvärr inte vår bästa vän i det här fallet. De flesta av oss har mycket lättare att se vad vi gör mindre bra än det vi gör bra. Här kan en kollega hjälpa till (för vi har lättare att se vad andra gör bra än vad vi själva gör bra). Se till att det finns ett antal punkter under den här rubriken innan du tar nästa steg.

4. Vad gjorde vi mindre bra och hur ändrar vi på det?

Här tar vi upp det som vi gjorde som kanske inte ledde till intentionen eller det som inte funkade lika bra. Här är det viktigt att vi ser till att tänka till och tydliggöra hur vi ska justera det till en annan gång vi gör samma sak, eller en liknande sak. Lämna inte en förbättringspunkt utan att ha gjort tydligt hur ni vill justera det nästa gång. Det är genom att hitta små förbättringar som vi får till utveckling och lärande – så försök att göra det så konkret som möjligt och att komma ihåg ”lilla stegets kraft”.

Du som ledare visar vägen!

Om du är chef eller ledare och vill få till ett ökat lärande och en mer öppen feedback-kultur i din organisation är det viktigt att du inte bara pratar om det utan gör och visar vägen. Ett bra första steg är att du lägger in en AAR i slutet på dina team-möten. Börja då inte med att göra en AAR på verksamheten och det som medarbetarna gör. Föregå med gott exempel och gör en AAR på hur det mötet som du ansvarat för. På så sätt visar du att du tycker att det är viktigt och framförallt att det inte är något läskigt. På köpet kommer du att få koll på vad medarbetarna tycker funkar bra med mötena och vad du ska se till att ni fortsätter göra och du kommer att få tips på justeringar som gör att era möten blir bättre.

Stora effekter finnas att hämta

Här kommer ett litet räkne-exempel för att illustrera:

Låt oss för enkelhetens skull anta att ni har team-möte 1h i veckan. Om vi litar till forskningen så ökar prestationen med 25% MINST. Omsatt i minuter är det 15 minuter (tid är ett relativt trubbigt mått för prestation, men som räkne-exempel).  Säg att du har ett team på 15 personer – då blir det totalt 3 och 45 minuter veckan om ni kan vara 15 minuter mer effektiva på era möten eller uppnå ett resultat som om ni hade en kvart längre möten.

Forskningen visar ju på att prestationerna höjs med minst 25% – så låt oss avrunda uppåt till 4 timmar! Genom att du genomför AAR på team-möten har du alltså potential att spara en halv arbetsdag i veckan för ditt team. En halv arbetsdag som ni kan använda till annat!