Leda och samarbeta på distans

Det handlar betydligt mer om att skapa tydlighet, närhet, goda relationer, fungerande samarbeten och socialt stöd. I denna artikel får du fem konkreta saker att fokusera på för att lyckas bättre.

Hur bra är ni egentligen på ert hybrida arbetssätt? Då menar jag hur många dagar ni bestämt att ni ska vara på kontoret. Utan hur bra ni faktiskt blivit på att arbeta tillsammans?

Utvärderar ni? Pratar ni om vad som fungerar bra? Vad som fungerar mindre bra? Har ni koll på vilka utmaningar forskningen pekar på? Har ni tillsammans funderat över när det faktiskt finns ett värde i att ses fysiskt och när det inte gör det?

Det blir som det blir

Min egen spaning är att ganska många organisationer har landat i någon mellanmjölksvariant. Två dagar hemma. Tre dagar på kontoret. Och sen är det klart. Och sen bara kör man så blir det som det blir. Problemet är att själva fördelningen av dagar egentligen säger väldigt lite om kvaliteten i ert arbetssätt.

Utan en tydlig målbild kring exempelvis samarbete, prestation, relationer och utveckling är risken ganska stor att hybridarbetet mest blir något som bara händer. Och då missar ni förmodligen en hel del godbitar.

För med lite mer medvetenhet går det att utveckla ett arbetssätt som fungerar bättre för medarbetarna, teamet, kunderna och organisationen.

För mycket fokus på teknik, för lite på det mellanmänskliga

Utmaningen är inte tekniken i sig, utan att få tekniken och människan att fungera tillsammans. Det hybrida arbetslivet kommer sannolikt fortsätta utvecklas i rask takt. Nya verktyg kommer. Gamla arbetssätt förändras. Och vi kommer förmodligen behöva fortsätta experimentera med var, när och hur vi arbetar. Den stora utmaningen blir därför inte att hitta den perfekta hybridmodellen en gång för alla. Den blir att konstant och uthålligt fortsätta utveckla vårt arbetsssätt.

Hur använder vi tekniken smartare? Hur skapar vi bra samarbeten? Hur bygger vi relationer? Hur ser, bekräftar och stöttar vi varandra när en allt större del av kontakten sker genom tidsbokade digitala möten?

Här kommer fem tips för dig som chef. Några konkreta saker att jobba med i ditt distansledarskap.

Målet är ganska enkelt: Att skapa så goda förutsättningar som möjligt för motivation, engagemang, välmående och prestation – oavsett var dina medarbetare råkar sitta.

Håll i hatten. Här kommer fem saker att fokusera på.

1. Tekniken förändras snabbt – människans psykologiska behov gör det inte

Det är lätt att prata om digitalisering som en fråga om teknik. Vilka system använder vi? Vilken plattform är bäst? Vilka funktioner behöver vi? Men bakom varje skärm sitter fortfarande en människa med behov, förmågor och förväntningar. Våra grundläggande psykologiska behov förändras inte särskilt mycket bara för att teknik och arbetsplats gör det. Det innebär snarare att du som chef kan behöva lägga mer, inte mindre, tid och energi på relationer, dialog och stöd när ni arbetar på distans.

Några saker att fundera över:

• Lyssnar du på riktigt när dina medarbetare berättar hur de har det?
• Söker du regelbundet feedback på ditt eget ledarskap? Vad fungerar bra? Vad skulle de vilja ha mer eller mindre av?
• Hur skapar ni en känsla av gemenskap när ni inte befinner er på samma plats?
• Hur säkerställer du samtidigt att medarbetarna får tillräcklig autonomi och handlingsutrymme?

2. Sluta bara flytta fysiska möten till skärmen

Vilket videomötesverktyg ni använder är förmodligen inte er största utmaning, det är fortsatt hur väl ni lyckas förvalta dem.

Fundera på hur ni kan skapa ett digitalt samspel som faktiskt fungerar:

• Säkerställ att alla kan verktygen ordentligt. Inte bara på nivån att man hittar mute-knappen
• Låt medarbetarna vara med och forma gemensamma spelregler för digitala möten och samarbeten
• Lämna utrymme för lite vanligt mänskligt småprat. Alla möten behöver inte börja med punkt ett på agendan inom åtta sekunder.
• Skapa former där även de som inte spontant tar mest plats får komma till tals
• Våga ibland ses digitalt utan en tung agenda. Kaffemaskinssnacket försvinner lätt när vi arbetar på distans – då kan vi behöva skapa nya former för det
• Och ja, i normala fall tycker jag att eget ljud och bild ska vara en självklar del av ett digitalt möte.

Som Erin E. Makarius, associate professor of human resources, uttryckt det är video särskilt värdefullt i komplexa eller känsliga samtal eftersom kommunikationen upplevs mer personlig än enbart text eller ljud.

3. Skapa struktur för regelbunden kontakt

När ni sitter på samma arbetsplats uppstår kontakt nästan av sig själv. Man möts i korridoren, någon sticker in huvudet och säger hej. Man pratar några minuter efter ett möte. Man överhör diskussioner vid kafferasten. På distans försvinner mycket av detta och där måste du som chef agera mer medvetet i ditt ledarskap. Regelbunden kontakt skapar förutsägbarhet och gör det lättare att fånga upp både hinder och behov innan de blivit för stora.

Det kan exempelvis innebära att du:

• har korta återkommande individuella check-ins via telefon eller video
• ställer frågor som hjälper medarbetaren att reflektera: *Vad fungerar bra just nu? Var fastnar du? Hur fungerar samarbetet? Vad behöver du av mig?
• skapar tydliga rutiner för teamets gemensamma avstämningar
• är tydlig med när du är tillgänglig och hur ni kommunicerar när något behöver lyftas snabbt

Det betyder inte att du ska digitalt övervaka människor hela dagarna, en bra närvaro handlar inte om kontroll. Det handlar om att medarbetarna vet att du finns där, att de kan få stöd och att det finns fungerande strukturer för kontakt.

4. Gör målen och prioriteringarna ännu tydligare

När vi arbetar mer utspritt minskar många av de små signaler som annars hjälper oss förstå vad som är viktigt och prioriterat. Man hör inte alla samtal. Man ser inte alltid vad kollegorna arbetar med och nya prioriteringar och förändringar sprids inte lika naturligt.

Därför blir tydlighet kring mål och förväntningar ännu viktigare:

• Vad är viktigast just nu?
• Vad ska vi åstadkomma?
• Vad behöver prioriteras bort?
• Vad förväntas av var och en?

Som chef behöver du därför kontinuerligt:

• tydliggöra aktuella mål och prioriteringar
• hjälpa teamet att översätta övergripande mål till vad de faktiskt betyder i vardagen
• följa upp delresultat
• tillsammans med medarbetarna klargöra både vad som ska uppnås och hur ni ska arbeta för att lyckas.

5. Följ upp mer än resultatet

Här kommer kanske den minst peppiga punkten på min fem-lista. Uppföljning och återkoppling. Men det är en av de viktigaste. Mål som aldrig följs upp tappar lätt sin kraft. Och arbetssätt som aldrig utvärderas fortsätter ofta av gammal vana, oavsett om de fungerar eller inte. Så bara för att man gör rätt behöver det inte innebära att man skapar faktiskt nytta och värde.

Forskningen kring återkoppling och så kallade ”after action reviews” visar att systematisk reflektion och uppföljning kan bidra till förbättrad prestation.

Det betyder att ni regelbundet behöver ställa frågor som:

• Vad gjorde vi?
• Vad blev resultatet?
• Vad fungerade bra? Varför det?
• Vad fungerade mindre bra? Hur ska vi agera på det?

Ha därför återkommande uppföljningar både individuellt och tillsammans i teamet. Fokus på processen i första hand (gör vi det vi sagt att vi ska göra?) och resultatet i andra hand (skapar det resultatet vi vill åt?). För om resultatet inte blev som ni önskade behöver ni förstå varför och kunna agera på det.

Digitalt ledarskap kräver inte mindre ledarskap, det kräver mer och bättre

Att leda människor på distans är inte nödvändigtvis svårare än att leda människor på plats, men mycket av det som sker naturligt när vi befinner oss tillsammans behöver plötsligt göra med en medveten plan i bakhuvudet.

Fundera över vad i ditt eget ledarskap du behöver förstärka, förändra eller börja göra utifrån det du precis läst. Välj inte tio saker, välj någon eller några konkreta beteenden och gör en plan för hur du faktiskt ska få dem att hända. Och glöm inte att involvera dina medarbetare. Fråga dem vad de behöver. Vad som fungerar idag? Vad som inte fungerar? Och hur ni tillsammans kan utveckla ert sätt att arbeta.

För oavsett om du leder människor från samma korridor eller från varsin sida av landet gäller fortfarande en sak: att visa dina medarbetare att du bryr dig om dem på riktigt. Det är fortfarande en av de viktigaste grunderna för engagemang, välmående och prestation.

Stort lycka till!

/Johan