Samsyn genom kommunikation och dialog?

• ”Hur svårt ska det vara?”
• ”Jag har ju sagt samma sak tusen gånger!”

Känner du igen dig i detta? Kanske har du sagt något liknande själv, eller hört någon annan göra det?

Från själv-klart till vi-klart

Det som är självklart för mig är inte automatiskt självklart för dig.

Vår kollega Thomas brukar leka med just de orden: Hur går vi från att något är självklart för en person till att det blir vi-klart för flera?

Det låter enkelt, men kommunikation kommer med flera utmaningar än vi ibland tänker på. Låt mig ta ett vardagligt exempel: När jag och barnen har varit hemma en stund efter skola och arbete kan denna fråga ibland komma: ”Har någon varit ute med hunden?”. Det är en tydlig fråga och svår att missförstå. Problemet är bara att det som menas med denna fråga är: ”Kan någon vara snäll och gå ut med hunden?”. Det är ju inte samma sak. Redan här ser vi en utmaning med kommunikation. Det vi säger och det vi menar är inte alltid samma sak.

Även om vi som avsändare lyckas säga exakt det vi menar återstår nästa del. På andra sidan finns en mottagare som hör vårt budskap genom sina erfarenheter, sin kunskap, sin motivation, sitt engagemang och sin bild av situationen. Därför räcker det sällan att säga något tydligt en gång och sedan anta att alla andra ser samma sak som vi själva gör. Samsyn uppstår först när vi har skapat en tillräckligt gemensam bild för att kunna agera tillsammans.

Tydlighet minskar behovet av att gissa

Samsyn handlar till stor del om att skapa en gemensam bild av riktningen vi vill röra oss i. När vi inte är överens om vad det är vi försöker åstadkomma tillsammans ökar risken att vi börjar prioritera utifrån våra egna bilder av vad som är viktigast.

Några enkla frågor som kan hjälpa:

• Vad är det vi vill åstadkomma?
• Hur ska vi göra för att lyckas med det?
• Varför är det viktigt just nu?
• Vad behöver vi prioritera först?
• För vem skapar detta värde?

Ett konkret exempel från vår verklighet var en ledningsgrupp som uttryckte att de ville att organisationen skulle bli bättre på att samarbeta mellan avdelningarna. Det höll alla med om. Problemet var bara att när de började prata om vad ”bättre samarbete” faktiskt betydde visade det sig att de hade nästan lika många bilder av det som de var personer i ledningsgruppen. Det var inget problem i sig, snarare tvärtom. Problemet hade varit om de hade lämnat rummet och trott att de redan var överens.

Efter en stunds dialog kom gruppen fram till att det viktigaste just då var att minska antalet missförstånd mellan avdelningarna och därigenom få en snabbare och bättre hantering av gemensamma kundärenden. Plötsligt hade ”bättre samarbete” börjat få ett konkret innehåll. De fortsatte sedan samtalet genom att ställa nästa fråga: Hur ser ett bra resultat ut när vi har lyckats?

Det ledde bland annat fram till att de införde korta gemensamma morgonmöten där avdelningarna kunde stämma av aktuella ärenden, tydliggöra ansvar och säkerställa bättre överlämningar. De arbetade också fram, tillsammans med teamledarna, en mycket tydligare ansvarsfördelning i de gemensamma ärendena. Det som från början var en ganska abstrakt ambition hade nu översatts till konkreta beteenden, ansvar och arbetssätt. Det är precis det som gör att ökad tydlighet är så tätt kopplat till verklig effekt.

För tydlighet handlar i stor utsträckning om att minska behovet av att gissa.

• Vad är viktigast?
• Vem gör vad?
• När ska det göras?
• Hur vet vi att det blev bra?

Ju färre av de frågorna människor behöver gissa svaret på, desto bättre förutsättningar skapar vi för samsyn.

Samsyn betyder inte att vi tycker likadant

Det som är självklart för mig är alltså inte automatiskt självklart för någon annan. Vi kan sitta i samma möte, höra samma ord sägas, arbeta mot samma mål (ett bättre samarbete mellan våra avdelningar) och ändå lämna rummet med helt olika bilder av vem som ska göra vad och på vilket sätt det ska göras. Det är alltså därför samsyn behövs, men det betyder inte att vi behöver tycka likadant. Däremot är det superviktigt att vi alla bestämmer oss för att bidra till det vi bestämmer att vi ska göra för att nå dit.

Vi kan alltså ha olika åsikter om vilken väg som är bäst framåt, men ändå vara överens om vilken riktning vi ska gå i och vad vi tillsammans har bestämt oss för att göra. Det är en viktig skillnad. Jag hörde nyligen ett uttryck som jag verkligen tycker om: ”Disagree and commit”.

Om vi ska uppnå fullständig konsensus i varje fråga riskerar vi att spendera stora delar av våra arbetsliv i möten där vi försöker få alla att tycka exakt likadant och det behöver vi inte. Vi behöver däremot skapa en gemensam bild av vad vi har bestämt, varför vi gör det och hur var och en av oss ska bidra och sedan behöver vi göra jobbet.

Gå sedan laget runt och jämför svaren. Om svaren liknar varandra har ni sannolikt en ganska gemensam bild. Om svaren skiljer sig mycket åt har ni fått tag på något minst lika värdefullt. Då har ni upptäckt att ni behöver prata mer innan ni springer vidare.

För samsyn är inget vi kan ”informera” fram. Det är något vi behöver prata oss fram till genom kommunikation och dialog. Och kanske är det just där resan från självklart till vi-klart börjar?